Обзор "Рынок ИТ: Итоги 2005" подготовлен	При поддержке

Пример решения: Система контроля исполнения поручений и электронного документооборота МОТИВ

Столкнувшись с необходимостью автоматизации деятельности компании, руководители ИТ-отделов рано или поздно понимают, что метод «лоскутной» автоматизации связан с высокой стоимостью проектов внедрения и дополнительной интеграции всех необходимых систем. Отдельно стоит отметить большие затраты на обучение пользователей и сопровождение сложившейся информационной структуры. Российские специалисты, основываясь на собственном опыте управления компанией и внедрения корпоративного ПО, разработали комплексный продукт для построения единого информационного пространства предприятия под названием МОТИВ.

Ключевая цель системы — оперативность управления. МОТИВ призван помочь руководителям контролировать бизнес-процессы компании, а так же максимально эффективно выстроить взаимодействие сотрудников в рамках работы над проектами и задачами. Весь функционал систем планирования и управления предприятием редко оказывается востребованным в полном объеме. В связи с этим разработчики реализовали наиболее используемые функции целого ряда систем управления, таких как: CRM, система групповой работы, управления документооборотом, проектами, корпоративными знаниями.

Область применения

Основные задачи системы контроля исполнения поручений и электронного документооборота МОТИВ — накопление, хранение и синхронизация информации, необходимой для принятия управленческих решений, а так же обеспечение доступа к ней, в том числе удаленного. МОТИВ построен на базе web-технологий, поэтому нет необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение на клиентской части — для работы с системой достаточно браузера. Также сотрудники и руководители компании могут получать информацию по задачам посредством мобильного телефона — информация по необходимым проектам и задачам будет доставлена им в виде SMS-сообщения или по электронной почте.

Исходя из определения, МОТИВ можно ошибочно отнести к ERP-системам, однако он таковой не является. МОТИВ позволяет управлять компанией, опираясь на не подлежащую формализации и статистической обработке составляющую процесса — взаимодействие пользователей осуществляется на уровне передачи обычной текстовой информации. Хотя стоит отметить, что при необходимости пользователь прикрепляет к задаче результат своей работы в виде файла произвольного формата. Поставив задачу, руководитель не просто ждет доклада о ее завершении, а контролирует ход исполнения и может в любой момент внести коррективы. МОТИВ не отрицает использование ERP, а скорее создает благоприятную почву, на случай если компания решит внедрить систему управления ресурсами предприятия.

Контроль исполнительской дисциплины

МОТИВ оперирует простыми и понятными терминами для сотрудника любого ранга: документ, проект, задача по проекту, действие, отчет. Создатели системы в значительной мере упростили объектную модель, что способствует простоте внедрения, обучения сотрудников и эксплуатации.

Благодаря системе МОТИВ руководители служб и подразделений получают возможность контролировать исполнительскую дисциплину и загруженность своих сотрудников. Всегда важно знать, на какой стадии находится работа по тому или иному проекту — что уже сделано, а что только планируется. Система МОТИВ позволяет вести мониторинг загруженности персонала путем построения соответствующих отчетов и грамотно распределять трудовые ресурсы. Можно отметить и плюсы для рядовых сотрудников компании — например, вероятность того, что они забудут о поставленной задаче, очень мала.

Документооборот

Одним из существенных достоинств системы является возможность организации электронного документооборота. Руководителю предоставляется выбор: управлять регламентированными бизнес процессами с помощью документов или напрямую ставить задачу рабочей группе, участвующей в проекте. Благодаря этому МОТИВ подходит как для проектно-ориентированных компаний с небольшим документооборотом, так и для крупных вертикально интегрированных холдингов со значительным объемом распорядительной документации.

Сочетание электронного документооборота и контроля исполнения поручений позволяет рассматривать каждый этап согласования документа как задачу с предоставлением полной информации обо всех произошедших событиях. В момент рассмотрения документа сотрудники могут не только отправить его на следующий этап или возвратить на доработку, но и вести активное обсуждение. Таким образом, руководитель всегда может понять, на какой стадии находится согласование документа, ознакомиться с его версиями и повлиять на процесс, приняв решение на основе предоставленной сотрудниками информации. Канцелярия при работе с системой точно знает, где, у кого и в какой стадии находится каждый конкретный документ. Секретарь может четко отследить выполнение всех заданий, распоряжений и резолюций руководителя.

В целом подсистема электронного документооборота позволяет значительно ускорить поиск и выборку документов. Администрирование маршрутных схем и регистрационных форм осуществляется при помощи простых визуальных средств и не требует навыков программирования. Как и другие составные части системы МОТИВ, подсистема электронного документооборота интегрирована со службами доставки электронной почты и SMS-сообщений.

Внедрение системы

Перечислив основные возможности и достоинства системы МОТИВ, необходимо отметить простоту ее внедрения по сравнению с другим программным обеспечением со схожим функционалом.

Большинство проектов по внедрению корпоративного ПО заканчивается, так и не успев начаться, по причине заложенной в продукт «скрытой стоимости». После покупки системы выясняется, что для её внедрения необходимо приобретение дорогостоящей СУБД, дополнительного программного обеспечения, специфичного серверного оборудования и т.д. Система МОТИВ, напротив, построена на основе бесплатно распространяемых компонентов, таких как web-сервер APACHE и СУБД FireBird. В сочетании с использованием ОС Linux, FreeBSD или Windows — это дает возможность компании оплачивать только стоимость пользовательских лицензий, а также, при необходимости, внедрение и обучение. Все дополнительное программное обеспечение, которое включено в дистрибутив, поставляется бесплатно.

На относительно небольших предприятиях система МОТИВ может быть внедрена собственными силами. Что касается крупных организаций, компания-разработчик всегда готова предложить команду внедрения, состоящую из опытных специалистов, которые оптимально настроят систему для конкретного предприятия.

Обучение

Обучение производится преподавателями от лица разработчика или отдельным специалистом компании. Основной рекомендацией специалистов считается необходимость обучения будущих администраторов системы и делопроизводителей.

Нельзя недооценивать важность этого этапа внедрения, т.к. от качества проведенного обучения во многом зависит отношение пользователей к системе и активность их будущей работы.

При необходимости, можно использовать вариант персонального обучения. Этот вариант более предпочтителен в случае обучения руководителей. Кроме того, он может быть использован, если сотрудники имеют различный уровень знаний (каждому нужна своя детализация выкладки материала), а также в случае, когда сотрудники представляют отдельные структурные подразделения, использующие различные функции системы (каждому подразделению необходимо дополнительно акцентировать внимание на конкретных аспектах функционала).

Технические характеристики

Технические требования к рабочим станциям и серверу минимальны: для комфортной работы с системой подойдет обыкновенный офисный компьютер с наличием браузера. Как правило, стандартной конфигурацией на сегодняшний день для офисного компьютера является наличие процессора с тактовой частотой от 700Мгц и 256Mb оперативной памяти.

При выборе сервера можно ориентироваться на модели начального уровня, уделив внимание в первую очередь объему оперативной памяти и дисковой подсистеме. Для типичной конфигурации сервера при большом количестве работающих пользователей в системе разработчики рекомендуют 1-2 Гбайта ОЗУ и надежный дисковый массив, от которого в дальнейшем будет зависеть сохранность корпоративной информации. В случае отсутствия свободного сервера имеется возможность установить систему на серверной площадке разработчика.

Заключение

Итак, за счет внедрения системы организация достигает повышения:

• эффективности и оперативности принятия управленческих решений;
• прозрачности, управляемости и эффективности бизнес-процессов;
• достоверности и доступности информации, используемой для принятия решений.

Кроме этого, внедрение системы обеспечивает:

• снижение риска потерь документов;
• уменьшение расходов, трудовых и временных затрат на делопроизводство;
• сокращение времени на принятие решений;

На сегодняшний день система внедрена и используется различными компаниями, независимо от направления деятельности — это банки, государственные организации, предприятия ТЭК, ИТ-компании, промышленные предприятия, дистрибьюторские фирмы, компании сферы образования и услуг. В числе наиболее крупных заказчиков можно назвать банк «Санкт-Петербург», Банк «Каспийский», «Микояновский мясокомбинат», компанию «Феликс» и многие другие.