Обзор "Рынок ИТ: Итоги 2005" подготовлен	При поддержке

Пример решения: Внедрение единой корпоративной системы электронного документооборота в «МегаФоне»

Подведены первые итоги крупномасштабного проекта по внедрению единой корпоративной системы электронного документооборота (КСЭДО) в компании «МегаФон». Уже на данном этапе этот проект стал крупнейшим внедрением Hummingbird в России.

О заказчике

ОАО «МегаФон» — первый общероссийский оператор мобильной связи стандарта GSM 900/1800. Компания образована в мае 2002 года в результате переименования и изменения закрытого акционерного общества «Северо-Западный GSM» и объединения в рамках одной торговой марки с ЗАО «Соник Дуо» (Москва), ЗАО «Мобиком-Кавказ», ЗАО «Мобиком-Центр», ЗАО «Мобиком-Новосибирск», ЗАО «Мобиком-Хабаровск», ЗАО «Мобиком-Киров», ОАО «МСС-Поволжье», ЗАО «Волжский GSM» и ЗАО «Уральский Джи Эс Эм». Основными акционерами ОАО «МегаФон» являются ОАО «Телекоминвест», ООО «ЦТ-Мобайл», Sonera (Финляндия) и Telia (Швеция).

Лицензионный портфель Общества и принадлежащих ему 100 % дочерних компаний охватывает всю территорию РФ с населением 145 миллионов человек, а количество абонентов ОАО «МегаФон» по итогам апреля 2006 года превышает 24 млн. человек. Компании такого масштаба требовалось надежное и удобное решение для организации документооборота — ведь ежедневно каждое подразделение компании принимает и отправляет сотни официальных писем, факсов и электронных сообщений, а также разрабатывает, согласовывает и подписывает десятки внутренних документов — причем зачастую согласование документов происходит в несколько этапов, а количество участников процесса согласования может достигать десяти человек и более.

В 2004 году в качестве основы для корпоративной системы электронного документооборота (КСЭДО) «МегаФон» выбрал продукты линейки Hummingbird Enterprise: Hummingbird DM и Hummingbird Enterprise Workflow. Все работы по внедрению КСЭДО осуществлялись компанией «ТерраЛинк» — крупнейшим российским поставщиком решений Hummingbird, одним из ведущих системных интеграторов и лидеров в области информационных технологий. Задача, поставленная перед специалистами «ТерраЛинк», была следующей: разработать надежную и масштабируемую корпоративную систему документооборота и поэтапно внедрить ее в Головном офисе и филиалах ОАО «МегаФон».

В ходе внедрения КСЭДО компанией «ТерраЛинк» проводился полный цикл работ: анализ требований ОАО «МегаФон» к системе документооборота, разработка и внедрение КСЭДО, а также обучение сотрудников работе с новой системой и поддержка системы после внедрения. Следует отметить, что благодаря организованному специалистами «ТерраЛинк» обучению, внедренная система была одинаково положительно воспринята как руководством компании, так и рядовыми сотрудниками.

Немаловажным фактором успеха внедрения явилось активное участие в проекте специалистов со стороны заказчика. В первые же дни работы по проекту была создана рабочая группа, состоящая из руководителей ИТ-отделов и секретариатов Головного офиса ОАО «МегаФон» и ЗАО «Соник Дуо», а также специалистов компании «ТерраЛинк». Возникающие планы, задачи и проблемы обсуждались и корректировались на еженедельных встречах рабочей группы.

Ход проекта

Система электронного документооборота в ОАО «МегаФон» имеет модульную структуру и разрабатывается поэтапно. На первом этапе специалистами «ТерраЛинк» осуществляется разработка модулей в ЗАО «Соник Дуо». Совместная рабочая группа, состоящая из специалистов Головного офиса ОАО «МегаФон» и ЗАО «Соник Дуо», определяет необходимый функционал модуля и способ его реализации, а специалисты «ТерраЛинк» разрабатывают модуль. Заказчик проводит предварительное тестирование, и после внесения необходимых изменений модуль внедряется в ЗАО «Соник Дуо». Специалисты «ТерраЛинк» производят обучение конечных пользователей работе с модулем, и начинается этап опытной эксплуатации, по итогам которого готовится пакет для дистрибуции в головном офисе «МегаФон», Северо-Западном филиале и дочерних компаниях.

В 2004 — 2005 гг. в ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон-Москва»), головном офисе и дочерних компаниях ОАО «МегаФон» были внедрены модули «Архив организационно-распорядительной документации» и «Архив входящей и исходящей корреспонденции». Модули «Согласование организационно-распорядительной документации» и «Библиотека ИТ-департамента» внедрены соответственно в ЗАО «Соник Дуо» и Головном офисе ОАО «МегаФон». В настоящий момент в ЗАО «Соник Дуо» внедряется модуль «Архив договоров» с интеграцией с SAP R/3 и модуль «Служебные записки» на базе Hummingbird DM.

Система разрабатывается и внедряется специалистами «ТерраЛинк» с учетом многочисленных пожеланий заказчика. "В процессе реализации проекта, — комментирует руководитель проекта в компании «ТерраЛинк» Рашид Мухарлямов, — специалисты «ТерраЛинк» разработали ряд уникальных сервисных подсистем, дополняющих базовый функционал платформы Hummingbird как в интересах бизнес-пользователей, так и служб, ответственных за эксплуатацию системы".

Всего в процессе разработки КСЭДО специалистами «ТерраЛинк» для удобства администратора КСЭДО Заказчика были разработаны и внедрены в систему следующие компоненты:

• MSI Installer
  • Средство установки клиентских компонентов
  • Интегрируется с Microsoft SMS (системой автоматического распространения ПО)
  • Реализует централизованную отчетность системы администратору

• Автообновление клиентских компонентов системы
  • Блокировка использования устаревших версий системы
  • Автоматическое обновление системы

• Подсистема маршрутизации организационно-распорядительной деятельности
• Календарь и нестандартный рабочий график
• Реализован механизм ролей и построение маршрута во время его исполнения

Функциональность модулей

«Архив организационно-распорядительной документации» и «Архив входящей и исходящей корреспонденции» — модули на базе Hummingbird DM. Первый модуль предназначен для создания, регистрации и хранения приказов, протоколов и распоряжений компании, второй — для регистрации и хранения всех видов входящей и исходящей корреспонденции. В обоих модулях предусмотрена автоматическая регистрация документов, размещение отсканированных копий оригиналов в КСЭДО, управление доступом к документам и поиск по базе, а в модуле «Архив входящей и исходящей корреспонденции» — также и отслеживание дерева переписки. Модули включают систему контроля исполнения документов, создания связанных с документом поручений и контроль их исполнения, а также систему отчетности на базе Crystal Reports.

«Согласование организационно-распорядительной документации» — модуль на базе Hummingbird Enterprise Workflow, который предназначен для согласования приказов, созданных в Hummingbird DM, по изменяемым маршрутам в веб-интерфейсе, их утверждения и рассылки исполнителям. Поддерживает список обязательных и дополнительных согласующих лиц, механизмы ролей и ассистентов, ограничения по срокам согласования (deadlines), вложенные подмаршруты. Включает построение листа согласования с помощью системы отчетности на базе Crystal Reports.

«Библиотека ИТ-департамента» — модуль на базе Hummingbird DM, предназначенный для хранения внутренней документации ИТ-департамента.

«Служебные записки» — модуль на базе Hummingbird DM, предназначенный для создания служебных записок, их хранения, поиска и управления доступом пользователей к ним. Осуществляется согласование, утверждение документов и рассылка исполнителям. Могут создаваться привязанные к служебным запискам поручения, осуществляется контроль исполнительской дисциплины и ведется отчетность по исполнению поручений.

Модуль «Договоры», внедрение которого происходит в данный момент, предусматривает создание, хранение и поиск договоров, а также управление доступом к документам. Там, где это возможно, производится замещение договоров на бумажном носителе электронными документами. Hummingbird DM в данном модуле используется как независимый от наличия SAP R/3 интерфейс работы с архивом договоров, реализована интеграция Hummingbird DM и SAP R/3. В перспективе в ОАО «МегаФон» будет произведена также и автоматизация согласования договоров.

Итоги проекта

Работы по проекту продолжаются, но уже сейчас можно отметить, что впечатляющая скорость распространения системы (возможно, самая высокая среди проектов по внедрению систем электронного документооборота в России), широкий географический охват и чрезвычайно высокая оценка проекта производителем ПО делают проект внедрения КСЭДО в ОАО «МегаФон» одним из интереснейших примеров внедрения КСЭДО в крупнейших российских компаниях. За время проведения проекта внедрения в ОАО «МегаФон» было принято решение создать Центр Компетенции КСЭДО на базе регионального московского оператора ЗАО «Соник Дуо».

"Внедрение КСЭДО привело к значительному повышению эффективности работы ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон-Москва»), — рассказывает руководитель отдела Документационного Обеспечения Управления ЗАО «Соник Дуо» и Заместитель Руководителя Центра Компетенции Елизавета Лобова. — В частности, существенно сократилось время на поиск необходимых документов, и была полностью исключена возможность потери информации. С помощью разработанной системы эффективного контроля в значительной степени возросла исполнительская дисциплина, а руководству компании стала доступна оперативная отчетность по процессам, связанным с документами КСЭДО.Снизились временные затраты на согласование организационно-распорядительной документации (в среднем до 2-4 рабочих дней) и высвободилось время сотрудников, ранее занимавшихся согласованием документации на бумажном носителе. Все это в целом повысило эффективность и степень контролируемости бизнес-процессов компании".

Реализация проекта позволила ЗАО «Соник Дуо»:

• Полностью отказаться от бумажного носителя на внутренних операциях;
• Сократить время согласования документов в 3-5 раз
• Уменьшить в сотни раз время поиска необходимых документов
• Создать реально работающее средство контроля исполнения документов и поручений
• Исключить возможность потери документов

Как отметил менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании «ТерраЛинк» Евгений Стаханов, «проект в «МегаФон-Москва» стал крупнейшим внедрением Hummingbird в России. Знаменитая западная платформа успешно продемонстрировала себя в российских условиях, и залогом удачной реализации проекта стал не только профессионализм исполнителя, но и высокий уровень организации проекта со стороны заказчика, его вовлеченность во все аспекты внедрения».

В настоящий момент система внедрена в компании «МегаФон» на 1800 клиентских местах, и количество рабочих мест постоянно растет.

По итогу этого крупномасштабного внедрения в ноябре 2005 г. на саммите Hummingbird в Лондоне ОАО «МегаФон» получил награду «Клиент 2005 года (коммерческий сектор) в странах региона EMEA (Европы, Ближнего и Среднего Востока и Африки)».