Обозрение "Рынок СЭД в России 2007" подготовлено

Пример решения: ЕРАМ. Финансовый Документооборот

Система электронного документооборота — архив или инструмент управления?
Что можно делать
Как система работает
Опыт «Сибнефть-Хантос», дочернего предприятия «Газпром нефть»

Система электронного документооборота — архив или инструмент управления?

• На сколько запоздали поставки по данному договору?
• Уплачены ли деньги?
• Сколько задач мы не выполнили за последние 12 месяцев?
• Кто дольше всех задерживал процесс?
• Какова нагрузка на персонал?

Может ли СЭД дать ответы на эти вопросы? Да, если это система ЕРАМ. Финансовый Документооборот. Фактически решение включает в себя стандартные функции системы электронного документооборота (согласование, утверждение, хранение документа) и вместе с тем дает возможность увидеть в комплексе всю деятельность предприятия, которая этими документами сопровождается.

Во многих компаниях складывается парадоксальная ситуация, когда документы живут своей собственной жизнью, а бизнес — своей. Ситуация неестественная и, значит, создающая дополнительные сложности. Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и документами влечет за собой целый ряд проблем:

• документы не соответствуют реальному состоянию материальных потоков;
• изменения в материальных потоках и бизнес-процессах не отражаются в документах;
• сотрудники и руководство компании тратят время на мучительный поиск связанных между собой документов по различным подразделениям компании (например, договоров и соответствующих им счетов, платежных поручений, банковских выписок, актов выполненных работ, счетов-фактур и т.п.);
• в итоге теряется полная картина происходящего (например, изменения цен поставок или объема закупок), поэтому становится невозможным точное прогнозирование и принятие оптимальных решений;
• бизнес-процессы разработки, согласования, утверждения документов становятся непрозрачны, падает эффективность контроля за исполнением задач.

Решение ЕРАМ. Финансовый Документооборот, созданное компанией ЕРАМ Systems, крупнейшим игроком в области консалтинга и разработки программного обеспечения, на основе продуктов SAP, позволяет преодолеть разрыв между бизнес-процессами и документами.

Что можно делать

Решение ЕРАМ. Финансовый Документооборот позволяет компании управлять огромным количеством разнородной документации, каждый день проходящей через предприятие:

• договора, допсоглашения;
• организационно-распорядительные документы (ОРД);
• входящая и исходящая корреспонденция (канцелярия);
• нормативно-методические документы;
• плановые и отчетные документы;
• аналитические документы.

Система покрывает весь жизненный цикл договора с момента его создания до завершения проекта или закрытия сделки. Она позволяет:

• обеспечивать связь с финансовыми и логистическими операциями;
• создавать и вести единый реестр и архив договоров, обеспечивать хранение и поиск документов (в том числе в отсканированном виде);
• использовать штрих-кодирование документов для облегчения процедуры их поиска;
• работать с проектом договора, проводить согласование в электронном виде с возможностью делегирования полномочий, эффективно контролировать процесс его согласования, визирования и исполнения;
• планировать платежи, сроки поставок и работ по договорам;
• формировать отчетность по договорам;
• контролировать уровень доступа к договорам и сопутствующей информации на основании системы полномочий.

Отличительной особенностью решения ЕРАМ.Финансовый Документооборот является возможность «бесшовной» интеграции документооборота с соответствующими данными ERP-системы без дополнительных затрат. После того как договор будет согласован и утвержден, он будет автоматически связываться с документами закупок, поставок, счетов и оплат. Таким образом, на карточке договора мы будем видеть весь ход его исполнения. В частности, процесс контроля исполнения договора реализован так, что информация по всем специалистам, которые участвуют в проекте, автоматически «подтягивается» из системы HRМ, а все данные по оргструктуре и штатному расписанию можно использовать для формирования соответствующего бизнес-процесса.

Второе важное преимущество — система является преднастроенной, то есть в ней изначально заложены бизнес-процессы, наиболее эффективные с точки зрения сокращения времени и затрат на согласование, утверждение и т.д. С другой стороны, при необходимости руководство компании может поменять эти настройки в зависимости от специфики деятельности.

При необходимости работать с системой могут не только сотрудники компании, но и представители клиентов, поставщиков и других контрагентов, если им предоставлены соответствующие права доступа.

Как система работает

На этапе подготовки договора (создания проекта договора) в систему вводятся  все необходимые данные. При этом учитывается вид документа: долгосрочный (рамочный), разовый, дополнительное соглашение к договору. Для отдельных заказов на закупку, выполняемых в рамках долгосрочного договора, можно ссылаться на него как на вышестоящий договор. В этом случае можно будет контролировать общую сумму по договору и другие оговоренные в нем специфические условия. Проект договора может исходить как от компании, так и от контрагента, — в любом случае его можно учесть в системе. При сохранении введенных данных о новом договоре создается карточка управления договором (так называемая DMS-карточка, DMS- Document Management Systems), в которой отражены все значимые параметры документа:

• основные регистрационные данные о договоре (номер, коротко предмет договора, версия, статус, документ-основание, исполнитель, подразделение и т.п.) и
• согласованный перечень дополнительных (регистрационные данные из договора, например: «контрагент», «номер договора контрагента», «сумма договора», «валюта договора», «условия платежа», «срок действия с», «срок действия по» и т.д.).

В DMS-карточке появляется ссылка на созданный договор и присоединяется doc- файл или отсканированный оригинал документа. При этом карточку видно как в системе документооборота, так и в ERP, CRM  или другой системе, которая имеет отношение к подразделению, инициировавшему договор. В этих системах активизируется поток работ над документом: разработка — согласование — подписание — выполнение — закрытие. Согласно схеме потока работ над договором задания поступают соответствующим исполнителям в их список заданий. При согласовании проекта договора пользователи могут просмотреть данные и вложенный файл и при необходимости внести изменения в данные (в соответствии со своими полномочиями), обязательно сделав при этом комментарии. После того, как проект договора получает статус «Согласован», файл можно распечатать и подписать документ на бумаге. После подписания договор присоединяется к  DMS-карточке.

После выполнения каждого из шагов рабочего процесса соответствующий статус присваивается карточке договора. В результате из DMS-карточки договора можно:

• просмотреть отчет о выполнении потока работ над документом: разработка — согласование — утверждение — выполнение — закрытие,
• получить отчет о текущем состоянии выполнения договора: платежи и поставки по договору. Отчет формируется на основе данных из ERP-системы,
• просмотреть другие пользовательские отчеты, связанные с договором,
• перейти к другим бизнес-объектам ERP-системы, связанным с данным договором.

В системе автоматически формируются сообщения с напоминаниями или задачи определенным пользователям о необходимости выполнения какого-либо действия при поступлении закупаемых материалов, счетов-фактур, наступлении сроков оплат по договору или других предопределенных событий.

Аналитическая составляющая решения ЕРАМ.Финансовый Документооборот позволяет осуществлять постоянный контроль и анализ маршрутов прохождения документов, контроль платежей и исполнения бюджета при заключении договоров и т.д. Кроме того, система накапливает статистику и позволяет формировать отчетность:

• по исполнению договоров в ERP-системе;
• по документам к контракту на закупку;
• по исполнению бюджета, в т.ч. бюджета подразделений.

Что компания получает в результате? Сокращение времени на визирование, корректировку, утверждение документов (на 50-60%) и поиск документов (80-90%). Рост производительности управленческого персонала на 20-25%. Сокращение затрат на управление хранилищем документов (25-80%) и на распространение документов внутри и вне организации (70-80%).

Опыт «Сибнефть-Хантос», дочернего предприятия «Газпром нефть»

Компания «Сибнефть-Хантос», являющаяся нефтедобывающим предприятием в составе ОАО «Газпром нефть», создана в мае 2005 года. На момент начала сотрудничества с EPAM Systems в работе «Сибнефть-Хантос» существовали некоторые особенности, в частности, отсутствовала сформированная рабочая информационная база, а, кроме того, основные финансовые операции совершались через головной офис в Москве, где уже использовалась ERP-система SAP R/3. Поэтому для компании наиболее остро стояла задача автоматизации процессов управления платежами таким образом, чтобы можно было использовать данные из ERP головного офиса, а финансовая информация «Сибнефть-Хантос», в свою очередь, автоматически поступала в центральную систему.

Для решения этой задачи специалистами ЕРАМ Systems  для «Сибнефть-Хантос» на основе продуктов SAP было создано решение, выполняющее функции ведения справочника контрагентов, договоров и заданий на платежи в соответствии со справочниками R/3. При этом система была интегрирована с внедренным решением по вводу заданий на платежи в SAP R/3. Заказчики и подрядчики предприятия могли иметь доступ к информации по состоянию платежей через Интернет (при наличии разрешения компании). Решение обеспечивает дополнительные возможности поиска документов и записей в справочниках. Благодаря универсальным принципам работы системы руководство компании сочло возможным ее применение на других нефтедобывающих предприятиях компании «Газпром нефть».