Обозрение "Рынок СЭД в России 2007" подготовлено

Андрей Гриб: Электронный документ должен доставляться только туда, где он нужен для работы

О развитии рынка СЭД, основных процессах и тенденциях, тиражных продуктах и заказных разработках, автоматизации регламентов управленческой деятельности, технологических проблемах и решениях в области управленческого документооборота в распределенных предприятиях, управлении масштабными проектами и подходах к их выполнению в интервью CNews рассказал Андрей Гриб, руководитель Центра автоматизации документооборота  и заказных решений на платформе IBM Lotus компании «Аплана».

Андрей Гриб: Безусловно, российский рынок СЭД растет, и в значительной мере его рост происходит за счет крупных коммерческих компаний. Их развитие неизбежно сопровождается повышением сложности организационных структур, собственно систем управления и увеличением объемов информационных потоков. СЭД таким компаниям необходима и как инструмент, обеспечивающий управление — принятие управленческих решений и контроль за их реализацией, и как средство для структурированного хранения электронных документов, и как связующее звено для различных информационных систем организации. Современная СЭД должна обладать мощными интеграционными возможностями, которые позволяют быстро реализовать обмен данными с другими приложениями заказчика — ERP, CRM и др.

Второй сегмент образуют динамичные компании, связывающие рост своего бизнеса с созданием региональных сетей. Еще три года назад внедрение СЭД в территориально-распределенной организации было довольно редким проектом, сейчас подавляющему большинству наших заказчиков требуется именно распределенное решение.

CNews: Системы электронного документооборота достаточно дороги — средняя стоимость одного рабочего места, по оценкам CNews Analytics, составляет 650$. Как вы оцениваете возврат инвестиций при внедрении ECM-проектов? …Какова для вашей компании скорость окупаемости проектов в сфере СЭД? Насколько она высока по отношению к средней на рынке?

Андрей Гриб: На наш взгляд, компании, внедряющие у себя СЭД, не рассматривают ее внедрение как проект, который даст прямой возврат инвестиций. Они больше думают о получении эффективного инструмента управления, чем о возврате инвестиций. СЭД можно уподобить «расходному материалу бизнеса»: как без масла для двигателя автомобиль быстро выйдет из строя, так и современный большой бизнес без СЭД обречен на системные сбои.

CNews: Ваша компания — разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота — предлагает продукт БОСС-Референт, а также разрабатывает СЭД на заказ. Что пользуется большим спросом на рынке и что обеспечивает больший доход вашей компании: БОСС-Референт или заказные разработки? Чем обусловлено такое положение дел?

Андрей Гриб: Тиражный продукт и заказная разработка — это две «ноги» бизнеса по автоматизации документооборота, позволяющие нам получать синергетический эффект. Мы постарались сделать новую версию БОСС-Референта как можно больше пригодной для адаптации к индивидуальным потребностям заказчика. Бывает, что заказчику нужно быстро сделать первый шаг в создании своей СЭД, и при этом очень сложно сформулировать, каким же должен быть результат. В этом случае мы предлагаем тиражный продукт «как есть». Это настраиваемое решение, включающее реализацию востребованных бизнес-процессов управленческого документооборота. Поэтому он внедряется в минимальные сроки, им можно пользоваться сразу. В дальнейшем, используя СЭД, компания начинает уточнять управленческие регламенты и далее самостоятельно адаптирует типовую поставку под свое новое понимание требований к СЭД. Именно эти процессы сейчас происходит, например, в корпорации «Промхим», внедрившей одной из первых текущую, третью, версию БОСС-Референта.

Бывает и наоборот, компания четко формулирует свои уникальные требования к СЭД. Раньше такие компании были обречены на заказную разработку, длительную по времени. Часто за время разработки менялись бизнес-требования к СЭД, и полученное даже в назначенный срок решение устаревало. Мы значительно снижаем время разработки уникальных (кастомизированных) решений за счет того, что используем ядро нашего тиражного продукта в качестве готового компонента заказного решения. Такой подход реализуется сейчас при разработке СЭД для ГК «Северсталь». С другой стороны, поскольку наш продукт имеет модульную архитектуру, он легко развиваем вслед за изменениями в бизнесе. Тем самым устраняется риск смены требований к СЭД во времени. Если говорить о соотношении заказчиков первого и второго типа, то в настоящий момент их доли в финансовом  отношении примерно равны.

CNews: Как вы оцениваете возможности и результаты продукта БОСС-Референт в сфере автоматизации регламентов управленческой деятельности? Какие проекты вы могли бы привести в качестве примеров успешной реализации таких возможностей вашего продукта?

Андрей Гриб: При проектировании новой версии БОСС-Референта мы сделали ставку на автоматизацию регламентов управленческой деятельности. Такое решение было основано на информации о потребностях рынка, которую мы черпали от своих клиентов, своих команд внедрения и от наших партнеров. При всей широте управленческой деятельности организаций фактически все решения можно классифицировать по типам. Затем можно выделить типовые документы, на основании которых они принимаются, и для каждого типа документа определить регламент работы с ним. Т.е. определить лиц, которые могут создавать документы данного типа, этапы работы с документом (согласование, подписание, формирование поручений и т.д.), тех сотрудников, которые будут работать с документами на этих этапах и др. Вводя регламенты документооборота и перекладывая их поддержание на СЭД, организации вносят ясность в процессы принятия решения  и далее концентрируют свое внимание на сути решаемых вопросов. Трудно переоценить вклад регламентов  в повышении  управляемости организации.

Я уже упоминал о проекте в корпорации «Промхим», где уже завершено внедрение новой версии БОСС-Референта. В ходе проекта в СЭД на трех предприятиях корпорации реализованы регламенты, которые определяют правила подготовки и прохождения на предприятиях корпорации: договоров, организационно-распорядительных документов, входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов, обеспечивающих текущую деятельность. Система проводит документы по маршруту согласно регламенту от одного участника процесса работы с ним к другому, через стадии согласования, подписания, формирования поручений (стадии зависят от типа документа) вплоть до передачи документа в архив. В целом ряде предприятий группы компаний «Северсталь» сейчас создаются СЭД на базе БОСС-Референта. Здесь уже сегодня поддерживаются регламенты, определяющие правила работы с организационно-распорядительными, внешними и внутренними документами, а в управляющей компании «Северсталь-Ресурс» в СЭД также реализованы регламенты  работы с договорами и регламенты работы с поручениями, обеспечивающие технологию  управления «по целям».

CNews: Реализация управленческого документооборота в распределенных предприятиях связана со сложными технологическими проблемами, которые обусловлены передачей в распределенной структуре комплектов документов и данных (документы, поручения, визы и пр.), относящиеся к согласуемым документам. Традиционные механизмы репликации здесь, как правило, неэкономны и чреваты ошибками администраторов (причем, критичными). Какие решения в этой области предлагает ваша компания?

Андрей Гриб: Каким должен быть распределенный документооборот? Во-первых, он должен быть истинно распределенным, т.е. должен быть построен в соответствии с  принципом «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это значит, что если с документом работает корпоративный центр компании и один из ее филиалов, то документ должен находиться на этих двух площадках и нигде более. Второе требование вытекает из того обстоятельства, что, например, при согласовании документов  в распределенной среде, недостаточно передать на другие площадки только согласуемый документ. Необходимо организовать передачу сопутствующих документов, а в ходе согласования передавать участникам согласования визы по текущей версии документа, комментарии к визам, новые версии и редакции документа. В-третьих, передача документов между площадками должна быть настолько быстрой, насколько позволяют каналы передачи данных. Решения, когда репликация проводилась пару раз в сутки уже не подходят. Четвертое требование — необходимо обеспечить простоту администрирования документооборота в распределенной среде и защиту от ошибок сопровождающего его персонала. Дело в том, что, например, ошибка администратора системы в настройках репликации может привести к распространению всех документов по всем площадкам, причем, зачастую необратимому.

В подавляющем числе систем все эти требования  реализованы средствами механизма репликаций. Мы оставили этот механизм только для обновления данных централизованных справочников. Передачу всех остальных данных между серверами мы построили на механизме передачи данных XML-пакетом по сокетным соединениям. Это позволило обойти ограничения, присущие механизму Lotus-репликаций, реализовать современную СЭД с необходимыми возможностями распределенного режима работы.

CNews: При включении в структуру предприятия новых организационных единиц (бизнесов и филиалов) компании необходимо интегрировать их в единое пространство документооборота, что прямо связано с простотой масштабирования систем. Как вы оцениваете преимущество вашего продукта с этой позиции?

Андрей Гриб: Система проста в установке и настройке. В организациях с ярко выраженным корпоративным центром и стандартизованными управленческими процедурами филиалы с 20-70 пользователями системы подключались к СЭД всего за пару недель. Именно такие сроки мы имели в проектах в компании «Мобильные ТелеСистемы» и в ФГУП «Росморпорт». Имея несколько команд внедрения, можно в самые кратчайшие сроки охватить все филиалы организации. Это важно сделать быстро, т.к. для корпоративного центра крайне неудобно работать в ситуации, когда половина филиалов живет в электронном документообороте, а вторая половина — в бумажном. Вторая половина не дает организации полностью перейти на более эффективный электронный документооборот.

Система также интуитивно понятна. Сейчас редкая организация может себе позволить учить сотрудников новым системам с отрывом от работы. Максимум, что можно позволить — это день обучения. Стандартный курс по основам работы с СЭД БР занимает 1 день, если люди не умеют работать в среде LotusDomino, и полдня, если умеют.

CNews: Системы электронного документооборота должны позволять корректно управлять большими и(или) быстрорастущими проектами, что требует наращивания не только числа рабочих мест, но и реализации в системе новых бизнес-требований, возникающих по мере понимания заказчиком того, что может дать СЭД. В какой мере в продукте вашей компании реализована такая потребность?

Андрей Гриб: Создание СЭД — это процесс роста. Система растет не только количественно – за счет подключения новых организационных подразделений и пользователей, но и качественно — за счет увеличения функциональных возможностей. При этом очень важна скорость роста. Для быстрого качественного роста необходима модульная архитектура системы. Такая архитектура, четко задающая интерфейсы компонент системы, позволяет быстро наращивать новые функции, разрабатывать дополнительные модули и реализовывать интеграцию с другими системами. Например, для управляющей компании «Северсталь-Ресурс» необходимо было разработать уникальный процесс согласования договоров. Он был быстро собран из уже реализованных в системе этапов обработки документов и блоков согласования, т. е. из готовых «кубиков». Во всех случаях создания новых элементов системы они будут использовать ее ядро — справочники и системные механизмы, такие как, распределенная работа, делегирование полномочий, уведомления, контроль прав на обработку документа (согласование, подписание и проч.)

CNews: С 1 июня 2006 года начала распространяться новая версия системы БОСС-Референт v.3. Чем вызвана необходимость создания новой версии? Каковы ее основные отличия от предыдущей? Какие пожелания заказчиков и требования рынка нашли в ней свое отражение?

Андрей Гриб: Выпуск новой версии — это наша естественная реакция на изменившийся характер рынка СЭД. Есть три основных функциональных пожелания, на которые мы сделали акцент при разработке новой версии. Это быстрота создания СЭД на базе БОСС-Референта, развиваемость решения и полноценная поддержка документационного обеспечения управления в распределеных структурах. Были также учтены требования к технологическим характеристикам, которые касались простоты администрирования, легкости  масштабирования, веб-доступа и необходимости обеспечить высокие показатели производительности и отказоустойчивости системы.

CNews: Ваша компания имеет развитую региональную партнерскую сеть. Какая доля СЭД, предлагаемых вашей компанией, распространяется через партнерскую сеть? Как вы оцениваете перспективы развития региональных продаж? Что нового появилось в партнерской программе компании за прошедший год?

Андрей Гриб: Наша стратегия заключается в том, что мы хотим сконцентрировать свои силы на развитии продукта и на самых крупных внедрениях. Основную часть внедрений, по нашему замыслу, будут выполнять партнеры, а поскольку плохое внедрение бросает тень на сам продукт, мы разработали меры, которые обеспечат высокое качество внедрений, осуществляемых партнерами. Это и обучение партнеров на наших проектах, и шеф-контроль первого проекта, выполняемого партнером, и оценка удовлетворенности заказчиков таких проектов, и, при необходимости, аудит проектов.

CNews: Какую, по вашим оценкам, долю рынка СЭД занимает ваша компания? Каковы, на ваш взгляд, ключевые конкурентные преимущества вашей компании на этом рынке?

Андрей Гриб: Данные целого ряда независимых исследований, говорят о том, что БОСС-Референт лидирует на рынке по числу рабочих мест, автоматизируемых в ходе проекта. По данным CNews, на крупные проекты, в ходе которых автоматизируется более 200 рабочих мест, приходилось в 2006 году всего 6% проектов. Проекты создания СЭД на базе БОСС-Референта с числом лицензий более 200 р.м. составляют порядка 85% в нашем реестре проектов, и эта тенденция повторяется из года в год.  Многие организации обращаются к нам, зная об успешном опыте Апланы в построении распределенных СЭД. Почему выбирают продукт? — Клиенты отмечают его полнофункциональность, эффективную работу в распределенной среде, возможность в короткие сроки гарантированно создать СЭД. С точки зрения вложений инвестиций для рынка важна его гибкость, развиваемость, К тому же это относительно недорогое решение в своем классе продуктов.

CNews: В качестве одного из ключевых факторов, сдерживающих распространение систем электронного документооборота, называется психологическая неготовность персонала, а часто и руководства компаний и организаций. Как вашей компании удается преодолевать это препятствие? Как вы оцениваете потребность компаний и организаций в обучении работе с установленными системами электронного документооборота?

Андрей Гриб: Позволим не согласиться с этим высказыванием в части руководителей. Современные руководители уже четко понимают, зачем нужна СЭД и что она им дает. Давно прошли те времена, когда мы убеждали руководителя в том, что ему нужна СЭД. Современные руководители четко ставят задачу своим ИТ-службам — внедрить СЭД и как можно быстрее.

Что касается персонала, указанный вами фактор, конечно, присутствует. Но он проявляется при внедрении любых информационных систем. Его корни лежат в психологической области — многие люди не любят резких изменений в своей жизни и в своей работе. Для того чтобы сотрудники начали работать в СЭД, необходимо узаконить управленческие регламенты, которые она будет поддерживать. Легко сказать, но трудно сделать.

Компании редко имеют в штате специалистов по разработке регламентов, а вовлекать в эту работу сотрудников функциональных структур значит отвлекать их от основных обязанностей. Поэтому мы предлагаем компаниям консалтинг в области постановки документационного обеспечения управления: разрабатываем управленческие регламенты, включая регламенты документооборота. Регламенты обычно разрабатываются  параллельно с этапом формализации требований к СЭД. На момент запуска СЭД в опытно-промышленную эксплуатацию регламенты уже утверждены руководством и поддерживаются в СЭД. В ходе опытно-промышленной эксплуатации адаптируется и сама СЭД, и регламенты. Это обеспечивает ввод СЭД в промышленную эксплуатацию с актуальными регламентами. Работа в СЭД вводится, как правило, приказом. При таком положении дел рядовые сотрудники быстро принимают СЭД как данность, а компания получает все плюсы использования электронных регламентов: прежде всего, быстроту и прозрачность принятия решений,  контролируемость процессов документооборота.

CNews: Как вы оцениваете перспективы развития рынка СЭД в России в 2007 и в 2008 годах? Каков ваш прогноз дальнейшего развития систем электронного документооборота, представленных на российском рынке? Ожидаете ли вы каких-либо существенных изменений — по каким направлениям, и в чем они могут выразиться? Каковы планы вашей компании на 2007 год и на следующий — 2008 год?

Андрей Гриб: На наш взгляд, идея регламентации управленческой деятельности будет получать все большее распространение, причем не только в сегменте крупных предприятий, но и на рынке предприятий SBM, имеющих большой документооборот.

Документы условно можно разделить на два потока: управленческие и производственные. Схемы работы с управленческими документами (договорами, организационно-распорядительными документами, служебными записками и т.п.) мало отличаются между предприятиями различных отраслей. А вот производственные документы, обслуживающие принятие решений в банках, страховых компаниях, госорганах и т.д., имеют много отраслевой специфики. Отсюда следуют два направления развития БОСС-Референта. Первое — совершенствование системы в части поддержки управленческого документооборота, т. е. той функциональности, которая сейчас уже реализована. Второе — это создание «вертикальных решений»,  автоматизирующий производственный документооборот предприятий, для которых работа с документами составляет один из основных бизнес-процессов. Первый шаг в этом направлении уже сделан. Совместно с «АйТи» выпущено решение «БОСС-Референт: Госуправление», которое будет представлено на DOCFLOW 2007.

CNews: Спасибо.