Куда движется рынок ECM

Использование конечными потребителями социальных и облачных технологий способствует развитию новых технологий взаимодействия с заказчиками и партнерами компаний. Эксперты называют их технологиями вовлечения.

«Мы называем новые технологии инструментами вовлечения (Engagement). Сейчас стремительно меняется сам способ организации работы с информацией, сама точка приложения основных усилий в ИТ — раньше интернет был средством соединения компьютеров, теперь это средство объединения людей, - сказал Эндрю Грэхэм, директор образовательных программ AIIM на конференции DocFlow - 2012. - Корпорации, которые используют новые технологии вовлечения, увеличили свою выручку на 19% в среднем. Компании, которые не используют технологии вовлечения, показали противоположную динамику. Их выручка уменьшилась на 32,7%».

Мобильность, облака и соцсети

Мобильность — это один из глобальных трендов в ИТ и обществе в целом. ECM-системы также обзаводятся мобильными клиентами. Но пока радужная картина видна только в презентациях вендоров и евангелистов мобильности. Реальная жизнь выглядит иначе: 68% установленных ECM не имеют мобильного клиента и даже веб-доступа (по данным AIIM).

Вероятно, сказывается внезапность и быстротечность происходящей мобильной революции — корпоративный сектор просто не успевает реагировать на новые вызовы. Похоже, бизнес дезориентирован. Об этом говорят противоречивые данные исследования Pierre Audon Consultants: только 32% опрошенных признают важность мобильных ECM, но при этом готовы в них инвестировать 69%. Руководители интуитивно чувствуют, что мобильность это неизбежный этап, но конкретики в этом пока мало.

Подобным образом, и облака  пока не стали реальностью для ECM, несмотря на растущее предложение со стороны вендоров. Только 6% компаний используют частные облака и менее 3% - публичные, согласно AIIM. Но скорее всего, переход к облачной модели доставки ECM-сервисов это вопрос времени.

Социальные сети, которые стали хитом сезона, оказывают влияние и на трансформацию традиционных ECM, сдвигая фокус с функций учета и контроля, которые были доминирующими, в сторону коллективной работы и взаимодействия.

Кейс-менеджмент

Популярность кейс-менеджмент стабильно растет в течение последних лет. Этот подход оказался востребованным в различных сферах, где требуется автоматизация неструктурированных или слабоструктурированных бизнес-процессов, там, где классический BPM оказывается неприменим.

По данным AIIM, кейс-менеджмент считают важным для себя 38% организаций.

Европейская аналитическая компания Pierre Audon Consultants приводит другие цифры по кейс-менеджмент – 83% признают его важность и 61% готовы инвестировать в это направление.

Все лидеры рынка ECM имеют в своем портфеле решения для управления кейсами. Однако, кейс-менеджмент пока не дотягивает до того, чтобы считаться отдельным рынком — для этого по меркам Gartner должно быть не менее десятка вендоров, идентифицирующих себя как разработчики таких решений, с суммарным оборотом более $1 млрд. Из российских компаний о разработке собственных решений кейс-менеджмент заявляет «ИнтерТраст».

Консолидация

По мере роста зрелости ECM в компаниях накапливается багаж унаследованных решений. Существенным образом на разнообразие ECM-систем в компаниях влияет и процесс слияний и поглощений. AIIM сообщает, что 72% крупных организаций имеют у себя 3 или больше ECM/DM/RM — систем, а 25% - даже 5 или больше разных систем этого класса.

Разумеется, эксплуатация этого разнородного ландшафта становится непростым делом. Вариантов решения рассматривается несколько: 42% организаций склоняются к консолидации существующих систем на базе решения от какого-то одного вендора; 29% выбирают стратегию, направленную на поддержку использования решений уровня департамента.

На техническом уровне для обеспечения взаимодействия различных ECM-систем, большие надежды разработчики и системные интеграторы возлагают на стандарт CMIS.

Соответствие требованиям (комплайенс)

Соблюдение требований регулирующих органов и законодательства остается важным фактором для внедрения ECM, особенно в крупных организациях. Однако, пик его популярности, который был достигнут в 2007 г. , и интерес к этой теме был вызван принятием закона Sarbanes-Oxley в 2002 г.  Американские компании были обязаны привести свои системы документирования бизнеса в соответствие с требованиями SOX и сделали это.

Для России в силу отсутствия аналогичного регулирования фактор комплайенс никогда не был значимым. Хотя в SOX нет каких-то сугубо американских требований, все его положения направлены на достижение прозрачности деятельности публичных компаний, и в статусе best practices вполне применимы в любых странах, этого мало для того, чтобы компании стали инвестировать в это направление.

Юридически значимый документооборот

Это чисто российская тенденция текущего года, которая вызвана к жизни давно ожидаемыми изменениями в законодательстве. Фактически только с 12 мая 2012 г. официально стало возможным использование электронных счетов-фактур. Можно сказать, пал последний бастион на пути к документальному оформлению бизнес-транзакций в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях.

Это позволяет применить технологии электронного документооборота для работы с первичными учетными документами (акты, накладные, счета-фактуры и т. д.) и поддержать самые различные бизнес-процессы.

Для применения ECM в таком бизнес-контексте на техническом уровне необходима интеграция с ERP-системами, в первую очередь SAP и 1С для нашего рынка, а также интеграция со специализированными операторами, такими как «Такском», «СКБ Контур (Диадок)», СБИС+ и др. Естественно, использование электронной подписи в таких решениях является обязательным.

Одной из первых представила свое интегрированное решение на рынок компания TerraLink.