Дмитрий Майоров:

Разговоры о безопасности ЦОДов и серверов – не аргументы для бизнеса

Директор ИТ-департамента НК "Альянс" Дмитрий Майоров поделился с CNews опытом внедрения ECM-решения в сжатые сроки, рассказал о том, как решаются проблемы совместимости с другим ПО и преодолевается сопротивление сотрудников, а также объяснил, почему крупный бизнес не доверяет "облакам".

СNews: Какие задачи планировалось решить с помощью внедрения ECM в 2011 году?

Дмитрий Майоров: В управляющей компании и нескольких подразделениях нефтяной компании "Альянс" документооборот уже был частично автоматизирован. В 2011 году мы встали перед потребностью организации единого информационного пространства на базе одной платформы. Это стало очевидным шагом развития ИТ-инфраструктуры организации и оптимизации управленческих процессов.

Предполагалась полная миграция данных из разрозненных ECM-систем, автоматизация документооборота в тех подразделениях, где автоматизированные системы не использовались, централизация документооборота и организация качественного информационного взаимодействия между подразделениями и управляющей компанией. Перед нами стояла задача объединить в сжатые сроки все подразделения в городах Альметьевск, Благовещенск, Владивосток, Москва, Самара, Томск, Улан-Удэ, Усинск и Хабаровск в единую систему электронного документооборота.

Основными задачами проекта являются автоматизация документооборота на базе единой платформы, организация надежного хранения неограниченного объема документов, миграция данных с ECM на платформе Lotus Notes/Domino и других платформ, автоматизация конкурсной и тендерной деятельности, а также интеграция с бухгалтерской системой.

CNews: Когда стартовал проект НК "Альянс" по внедрению ECM? Расскажите, пожалуйста, об основных этапах проекта.

Дмитрий Майоров: Мы были очень ограничены по срокам, и для нас было важно согласовать документацию по проекту, а также перевести управляющую компанию на электронный документооборот до конца 2011 года. В начале четвертого квартала мы определились с платформой и поставщиком услуг. Прошло предпроектное обследование. Было осуществлено внедрение системы управления документами и задачами "Тезис" в управляющей компании (с учетом миграции большого количества данных из ECM на платформе Lotus Notes /Domino). Система перешла в промышленную эксплуатацию. Мы уложились в срок до конца 2011 года.

В первом квартале 2012 года началась промышленная эксплуатация в подразделениях компании в Усинске, Самаре и Томске. Во втором квартале 2012 года прошло внедрение системы в компаниях в Альметьевске и Благовещенске, также с переходом на промышленную эксплуатацию. В целом до конца 2012 года планируется перевести на единую платформу электронного документооборота все подразделения НК "Альянс".

CNews: На каком этапе сейчас находится проект, какие задачи стоят на текущий момент?

Дмитрий Майоров: Сегодня идут работы по автоматизации ряда смежных процессов в управляющей компании: управление эффективностью персонала находится на стадии разработки решения и казначейство – на стадии согласования. Также проходит разработка модулей бюджетирования и учета заявок материально-технического обеспечения в одном из подразделений в Самаре. Кроме того, начинается предпроектное обследование и подготовка к внедрению на Хабаровском НПЗ.

CNews: Сколько пользователей уже подключено к системе электронного документооборота? Какие планы по подключениям на конец 2012 года, в 2013 году?

Дмитрий Майоров: Сейчас к системе подключено свыше 300 сотрудников. К концу проекта запланирована возможность подключения к системе до 2000 пользователей.

CNews: Почему было решено отказаться от ECM-системы Lotus Notes /Domino, которую вы использовали ранее?

Дмитрий Майоров: Действительно, если говорить об управляющей компании, то у нас была установлена система на базе Lotus Notes /Domino. Решение не устраивало нас по ряду критериев – не решало всех поставленных задач. Кроме того,  развитие и масштабирование решения было очень затруднительно. Мы не рассматривали данное решение в качестве единой корпоративной платформы.

CNews: Почему в качестве системы электронного документооборота была выбрана платформа компании Haulmont? Какие еще варианты вы рассматривали?

Дмитрий Майоров: В качестве единой корпоративной платформы электронного документооборота мы рассматривали ряд известных систем и выбрали решение на базе системы "Тезис" как в наибольшей степени удовлетворяющее нашим требованиям.

Среди критериев выбора платформы фигурировали: функциональность решения, гибкость платформы – возможность автоматизации смежных бизнес-задач, а также задач, выходящих за рамки классических СЭД, масштабируемость, высокая производительность и отказоустойчивость, возможность миграции данных с ECM на платформе Lotus Notes /Domino, сроки реализации проекта, стоимость внедрения, сопровождения системы, имидж и опыт разработчика.

CNews: Что пришлось доработать и кто отвечал за доработку?

Дмитрий Майоров: Доработки по нашему заказу выполняет компания Haulmont. Их необходимость обусловлена интеграцией с имеющимися системами и желанием расширить функционал на смежные области, используя удобство реализации на платформе "Тезис".

CNews: Насколько важно разработать единые регламенты перед внедрением ECM? Есть ли сопротивление при введении регламентов в дочерних обществах и как вы его преодолеваете?

Дмитрий Майоров: Безусловно, разработка регламентов является необходимым условием для успешного внедрения. Плюсом внедрения единой системы в рамках всех подразделений компании является возможность унификации процессов во всех подразделениях.

Сопротивление изменениям – обычный рабочий момент, возникающий при внедрении любого решения, влияющего на сложившиеся процессы. Преодолеть сопротивление удается с помощью системы мотивации сотрудников.

CNews: Какие сложности возникли при интеграции системы документооборота с другими программными платформами (ERP, "1С")?

Дмитрий Майоров: Ввиду того, что в "1С" используется своя модель хранения данных, обмен информацией возможен в полуавтоматическом режиме при помощи XML. Это приводит к тому, что могут возникать задержки при взаимодействии с другими системами, в частности СЭД. Специалисты партнера решили вопрос интеграции разрозненных платформ путем логического разделения справочной информацией между системами. Надо четко понимать, где она должна быть первичной, и в настройках обмена информацией задавать периоды времени, которые соответствуют частоте обновления данных.

CNews: На какой инфраструктуре работает система ECM? Планируете ли вы использовать "облака"?

Дмитрий Майоров: Сервер и рабочие станции работают под Windows, в сочетании с браузерами IE9 и Google Chrome. В основе системы лежит платформа, написанная на J2EE, что обеспечивает ее кроссплатформенность. В качестве СУБД может быть использована практически любая современная СУБД. У нас это PostgreSQL. Удобство работы пользователей обеспечивается при помощи web-клиента.

В ближайшем будущем у нас нет планов по переводу информации в "облака". Пока эта тема вызывает двойственное чувство. С одной стороны, они позволяют не размещать у себя серверы, ЦОДы, отдать заботу о документообороте на аутсорсинг. Но как только данные попадают в сеть, они компании больше не принадлежат. И разговоры о безопасности ЦОДов и серверов – это вовсе не аргументы для бизнеса.

CNews: В какие сроки будет внедрена ЭЦП? Какие преимущества дает эта технология и что мешает ее внедрению?

Дмитрий Майоров: ЭЦП входит в стандартный функционал системы "Тезис" и уже работает в тех подразделениях, где внедрено решение. При этом никаких дополнительных работ по настройке не требовалось. К преимуществам технологии можно отнести повышение конфиденциальности информационного обмена внутри компании, оптимизацию процессов согласования документации, экономию времени персонала.

CNews: Спасибо.