Обзор "ИТ в органах госвласти России" подготовлен

СЭД: все ли они могут?

Государственные структуры являются стабильными потребителями систем электронного документооборота (СЭД), так как их деятельность непосредственно соотносится с производством документов. За последние два года доля государственных структур в денежном выражении на рынке СЭД увеличилась почти на 4%. Но внедрение и использование СЭД в государственных и муниципальных органах управления имеет ряд существенных ограничений.

Потоки внутриведомственной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. По некоторым оценкам в настоящее время только около 10% всей ведомственной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном виде). Вся остальная информация (около 90%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения.

По оценкам CNews Analytics, объем ведомственной электронной текстовой информации за последние три года удвоился. А согласно Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года, результатом ее реализации станет внедрение систем электронного документооборота во всех федеральных органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь абсолютно все ведомственные документы станут только электронными, однако электронная форма хранения документов в перспективе без сомнения  будет преобладать.

Общие требования к системам электронного документооборота в органах государственной власти

К системам, использующимся для автоматизации документооборота министерств и ведомств, предъявляются гораздо более высокие требования, чем к системам, использующимся в документообороте среднестатистического коммерческого предприятия. Это вполне понятно — большую часть документооборота органов государственной власти представляет информация государственного значения, — бюллетени, приказы, отчеты, постановления и т.д. Обработка, хранение и транзакции подобной информации в системе электронного документооборота требует создания защищенного доступа, обеспечения безопасности транзакций документов не только внутри ведомств, но и с внешней средой — вышестоящими и другими ведомствами, предприятиями и физическими лицами.

Кроме того, системы электронного документооборота должны иметь такие «стандартные» функциональные характеристики, как ведение статистики обработки документов и обращений, быстрый поиск в архивах, отслеживание жизненного цикла документов, включая их утилизацию. Применительно к управленческим характеристикам органов государственной власти, перечень требований к системам электронного документооборота несколько сужается, — это, прежде всего, соответствие организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдение установленных порядков отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.

Общая схема единой системы электронного документооборота в органах государственной власти

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы

Перечисленные требования довольно стандартны для всех российских ведомств. Но констатация факта их выполнения отнюдь не означает полноты картины о системах электронного документооборота в органах государственной власти. Оценить уровень использования СЭД в российских органах государственной власти можно посредством системы показателей: оценки затрат органов государственной власти на системы электронного документооборота, оценки функциональных характеристик систем, а также оценки эффективности использования СЭД в органах государственной власти.

Зачем что-то менять?

Технический директор РБК СОФТ Кругляков Роман отмечает следующие предпосылки, служащие причиной перехода организаций на электронный документооборот:

• Понимание руководством организаций необходимости уделять более пристальное внимание к обороту документов. Документы необходимо не только учитывать, с ними также необходимо работать: их нужно искать, согласовывать, утверждать и, в конце концов, анализировать. Естественно все это гораздо удобней делать, имея все эти документы в электронном виде.
• Серьезное развитие систем автоматизации бизнес-процессов привело к появлению на рынке комплексных платформ управления документами и бизнес-процессами, которые дают возможность быстрой и дешевой настройки процессов и карточек новых документов.
• Улучшение ситуации с обеспечением безопасного доступа территориальных подразделений к ИС центрального аппарата организации.
• Развитие интеграционных технологий.
• Распространение технологии ЭЦП и удостоверяющих центров.

«В последнее время в понятие документооборот вкладывается все больше бизнес-процессов, связанных непосредственно с основной деятельностью организации. Делопроизводство не такая интересная задача в отрыве от бизнес-процессов, позволяющих зарабатывать деньги. Поэтому интересны платформы, которые предоставляют возможность построить решение не только по классическому документообороту, но и сделать комплексное решение, автоматизировав и обеспечивающие процессы и основные», — отмечает менеджер проектов РБК СОФТ Игорь Городничев.

Подходы к построению систем электронного документооборота

Прежде всего, выделим несколько основных принципов построения СЭД:

• принцип системности — между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами;
• принцип открытости — система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;
• принцип совместимости — при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;
• принцип стандартизации (унификации) — при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения;
• принцип эффективности — в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота.

При этом нельзя забывать, что интеграция данных и приложений является одной из наибольших проблем, стоящих сегодня перед потребителями данных информационных систем, и острота этой проблемы сохранится и в будущем. По мнению отраслевых аналитиков, ключевой задачей IT-подразделений предприятий и ведомств является создание наиболее продуманной стратегии управления всей своей информацией. Целью данной стратегии, будь то предприятие или ведомство, является обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем знаниям и данным, и возможности управления информацией из любого места (она должна быть актуальной и доступной в любых контекстах). В этом случае требуется глубокая интеграция всех приложений предприятия или ведомства, обменивающихся между собой информацией.

Принципы интеграции ИС

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы

В связи с этим, особую актуальность принимает возможность интеграции СЭД с другими ведомственными приложениями как разработанными на заказ, так и коробочными продуктами. Учитывая этот факт можно ожидать в России расширения объема рынка интеграции корпоративных приложений с СЭД в органах государственной власти в ближайшие два года, на которые придется всплеск приобретаемых и устанавливаемых ведомственных СЭД.

Делать самим или внедрять чужое?

Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы электронного документооборота — делать самим или использовать готовые программные продукты? Однозначного ответа на этот вопрос дать невозможно. Хорошую помощь в данном случае может оказать опыт внедрения подобных систем в других ведомствах. В случае, если решено воспользоваться одним из коробочных продуктов возникает следующий вопрос: что же выбрать? Современный рынок достаточно богат предложениями — необходимо только конкретно знать конечную цель, которая полностью удовлетворяла бы задачам пользователя.

Перед выбором СЭД необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план. Поставку и внедрение, а в первом случае и разработку СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта. К выбору фирмы поставщика, внедренца или разработчика СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, оплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения, в случае, если организацию будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации.

Виталий Шакуров, Юлия Граванова / CNews Analytics