Обзор подготовлен при поддержке 

Пример решения: АСИП «Качество»

В настоящее время все больше российских предприятий разрабатывает и внедряет у себя системы менеджмента качества (СМК). Героически преодолев трудности, связанные с сертификацией своей СМК, предприятие сталкивается с еще более сложной задачей — обеспечением функционирования и постоянного улучшения СМК (если, конечно, предприятие рассматривает СМК как инструмент повышения эффективности своей деятельности). Полученный при сертификации СМК опыт подсказывает предприятиям, что обеспечить эффективное функционирование и постоянное улучшение СМК возможно только в том случае, если на предприятии используется автоматизированная система управления качеством. Такое утверждение основывается как на опыте нашей компании, так и на результатах переговоров с предприятиями, имеющими или разрабатывающими собственную СМК, с организациями, профессионально занимающимися консалтингом в области менеджмента качества.

В чем же состоит проблема автоматизации системы менеджмента качества предприятия и как ее можно решить?

Как известно, стандарты ИСО серии 9000 представляют из себя набор требований, которым должна соответствовать СМК предприятия. Основные требования к СМК представлены в новой редакции стандарта ИСО 9001:2000 в виде модели процесса менеджмента качества, интегрирующей содержание четырех основных разделов стандарта: «Ответственность руководства», «Управление ресурсами», «Выпуск продукции и/или оказание услуг», «Измерения, анализ и улучшения».

Хотя в новой редакции стандарта количество разделов, содержащих требования к СМК, уменьшилось до 5 (в ИСО 9001:1994 требования к СМК описывались в 20 элементах) общий объем требований к СМК не только не уменьшился, а даже увеличился за счет включения новых требований. Среди достаточно большого количества этих требований (в стандарте их более 250) можно выделить несколько основополагающих требований к управлению качеством: на предприятии должна быть разработана, документально оформлена и поддерживаться в рабочем состоянии система менеджмента качества; предприятию необходимо регистрировать информации по качеству (вести записи, данные по качеству) на всех этапах жизненного цикла продукции, а также в процесс функционирования системы менеджмента качества; предприятие должно применять процессный подход при создании, поддержании и улучшении системы менеджмента качества; предприятие должно непрерывно улучшать (постоянно совершенствовать) систему менеджмента качества.

Для обеспечения эффективного функционирования и управления системой менеджмента качества необходимо обеспечить четкое информационное взаимодействие всех подразделений, на которые распространено действие СМК. Этого можно добиться, если дать предприятию такой инструмент, который позволит автоматизировать выполнение учетно-регистрационных и аналитических функция СМК, объединит имеющиеся информационные ресурсы в единое целое, т.е. необходимо создать на предприятии Автоматизированную систему информационной поддержки управления качеством предприятия — АСИП «Качество».

Информационная поддержка СМК позволит обеспечить ее эффективное функционирование на основе адекватного применения информационных технологий сбора, обработки, хранения, распространения и использования информации с применением технических и программных средств, баз данных и знаний. Без применения информационных технологий для поддержки деятельности предприятия в рамках СМК обеспечить эффективное функционирование СМК во многих случаях крайне затруднительно или просто невозможно. Можно утверждать, что применение информационных технологий становится критичным фактором для надлежащего функционирования СМК предприятия.

Когда говорят об автоматизации чего-либо, в самом начале необходимо ответить как минимум на три вопроса: «Что же является объектом этой самой автоматизации?», «Какие направления деятельности предприятия будут автоматизироваться?», «Каково назначение будущей автоматизированной системы?».

Применительно к системе менеджмента качества предприятия объектом автоматизации являются: автоматизированные рабочие места (АРМ) всех структурных подразделений, на которые распространено действие СМК; традиционные средства автоматизации, используемые на предприятии (ERP-системы, системы офисного документооборота, системы кадрового учета, справочно-информационные Базы данных и т.п.); АРМ службы качества предприятия; АРМ Руководителей предприятия.

Областью применения АСИП «Качество» является информационная поддержка функционирования системы менеджмента качества предприятия, включая: управление документами системы менеджмента качества предприятия на всех этапах их жизненного цикла; документальное оформление информации о качестве на всех этапах жизненного цикла продукции и в процессе функционирования системы менеджмента качества; информационное обеспечение принятия управленческих решений; информационное обеспечение анализа и улучшения системы менеджмента качества предприятия; доведение корректирующих и предупреждающих воздействий до объектов управления; управление нормативной документацией предприятия.

АСИП «Качество» предназначена для создания (проектирования и внедрения) на предприятии автоматизированной системы для сбора, хранения, анализа и передачи информации о: ходе процесса и результатах создания и документирования системы менеджмента качества предприятия; качестве выполнения процессов деятельности предприятия (записи, данные по качеству); ходе процесса и результатах контроля за функционированием системы менеджмента качества предприятия; результатах принятых управленческих решений; ходе процесса и результатах совершенствования системы менеджмента качества предприятия.

Как уже говорилось, для обеспечения эффективного функционирования и управления Системой менеджмента качества необходимо дать предприятию такой инструмент, который позволит автоматизировать выполнение учетно-регистрационных и аналитических функция СМК, объединит имеющиеся информационные ресурсы в единое целое. Решить эту задачу можно только тогда, когда на базе современных информационных технологий на предприятии будет создана Автоматизированная система информационной поддержки управления качеством — АСИП «Качество».

Руководители предприятий могут задать вопрос, зачем им нужна АСИП «Качество», ведь на многих предприятиях существуют информационные ресурсы, с помощью которых производится сбор, регистрация, хранение, анализ, распространение и т.п. информации о производственной деятельности предприятия. К таким информационным ресурсам относится покупное, либо разработанное собственными специалистами Прикладное программное обеспечение (ППО): ERP-системы, системы офисного документооборота, кадровые системы, базы данных и т.п. Некоторые, в основном импортные ERP-системы, имеют «островки» информационной поддержки СМК — модули, предназначенные для регистрации информации (данных, записей) о качестве по отдельным направлениям деятельности предприятия. Однако, такое ППО и входящие в его состав модули не позволяют в полном объеме автоматизировать выполнение всех требований, предъявляемых стандартами ИСО серии 9000 к СМК предприятия.

Особо нужно отметить, что в стандартах ИСО серии 9000 присутствует ряд требований к СМК предприятия, которые вообще не возможно автоматизировать перечисленным выше ППО. К таким требованиями относятся: управление документацией СМК, организация и проведение внутренних проверок качества, подготовка персонала (не путать с задачами, решаемыми Отделами кадров или аналогичными подразделениями предприятий). Автоматизировать выполнение этих требований возможно только тогда, когда предприятие будет иметь соответствующее ППО — специализированные Подсистемы, разработанные для решения данных задач.

Эффективно управлять СМК предприятия возможно только имея под рукой полную, достоверную и наглядную «картину» состояния дел с качеством. Это требует подготовки для всех уровней руководства — от уровня структурного подразделения до уровня предприятия — специальных отчетов с расчетными показателями, характеризующими все значимые аспекты качества в «зоне ответственности» соответствующего структурного подразделения как по текущему состоянию дел, так и по имеющимся тенденциям.

Информация, необходимая для подготовки таких отчетов, на предприятии безусловно есть. Но хранится она в ППО, которое, как правило, не интегрировано друг с другом. Сделать в минимально короткие сроки максимально полный и достоверный расчет показателей качества и обеспечить наглядность результатов деятельности предприятия на основании такой разрозненной информации достаточно сложно (если вообще возможно).

Чтобы решить данную задачу, предприятие должно иметь у себя Регистрационно-аналитическую подсистему (РАП). Эта Подсистема объединяет все имеющиеся информационные ресурсы, необходимые для подготовке отчетов и, естественно, готовит эти отчеты.

Вот далеко не полный перечень доводов, мотивирующих руководителю предприятия необходимость иметь у себя АСИП «Качество».

Маркетинговые исследования, проведенные специалистами нашей Компании, показали, что на отечественном рынке отсутствует ППО, позволяющее в полном объеме автоматизировать выполнение всех требований, предъявляемых стандартами ИСО серии 9000 к СМК предприятия.

Еще один вопрос, на котором необходимо остановиться, почему, говоря об АСИП «Качество» мы применяем термин «создать» ? Ответ очень прост: АСИП «Качество» — это не «коробочное» решение, не «конкретное» прикладное программное обеспечение, которое перед началом работы достаточно инсталлировать и произвести необходимые настройки. АСИП «Качество» — это, в первую очередь, технология, которая базируется на процессном подходе разработки, функционирования и улучшения СМК и использует CASE-средства для построения моделей процессов и данных.

В соответствии с данной технологией с помощью стандартных CASE-средств на предприятии проектируется СМК и автоматизированная система ее информационной поддержки: моделируются процессы СМК, моделируются данные, однозначно соответствующие модели процессов, из модели данных генерируется Система управления базами данных (СУБД). При моделировании процессов и данных СМК в модели включаются «указания», какое из используемого на предприятии ППО и какие хранящиеся в нем данные необходимо использовать. При внедрении СМК на основе полученной СУБД создается Регистрационно-аналитическая подсистема, о которой говорилось выше.

Воспользовавшись предложенной технологией проектирования и внедрения СМК, предприятие, в результате, получает не только разработанную и задокументированную СМК, отвечающую требованиям стандартов ИСО серии 9000:2000, но и автоматизированную систему, которая позволит обеспечить эффективное функционирование и управление Системой менеджмента качества. Необходимо акцентировать внимание на том, что автоматизированная система строго соответствует СМК предприятия (т.к. разрабатывается на основе модели данных, полученной из модели процессов с применением стандартных CASE-средств) и оперирует абсолютно достоверной информацией (т.к. объединяет информационные ресурсы предприятия, включенные в модели процессов и данных).

Суммируя все сказанное, автоматизированной системой информационной поддержки управления качеством предприятия можно назвать объединение (совместное использование на предприятии) трех компонент. Одной из этих компонент является набор Подсистем, обеспечивающих информационную поддержку разработки, функционирования и улучшения системы менеджмента качества предприятия. В набор указанных Подсистем входят три Специализированные Подсистемы (СПС): Управление документами системы качества (УДСК), Внутренние проверки качества (ВПК), Подготовка персонала (ПП), а так же Регистрационно-аналитическая Подсистема (РАП). Следующая компонента — это модули (средства) документирования информации (данных, записей) о качестве, входящие в состав используемого на предприятии Прикладного программного обеспечения. Кроме того, в состав АСИП «Качество» в качестве самостоятельной компоненты входит технология проектирования и внедрения АСИП «Качество».

В зависимости от масштабов производства, характера и номенклатуры выпускаемой продукции потребности предприятий в автоматизации информационной поддержки СМК проявятся и будут осознаны специалистами предприятий в различные периоды функционирования и управления СМК. Да и сами эти потребности, очевидно, будут различными. Кроме этого, следует учитывать и тот факт, что «глубина» и конфигурация СМК в зависимости от потребностей и организационно-технического уровня предприятий могут быть различными. Так, на отдельных предприятиях автоматизирована практически вся управленческая деятельность, на некоторых же предприятиях из заметных информационных систем — только расчет баланса и заработной платы. В последнем случае можно рекомендовать наладить хотя бы элементарные учет и управление документами СМК, технологическим оборудованием, средствами измерений, несоответствиями, записями и отчетностью по качеству, и, в дальнейшем, только наращивать мощность автоматизированных систем информационной поддержки СМК.

Руководителям и специалистам, ответственным за создание и функционирование СМК, необходимо с самого начала создания СМК иметь в виду и целенаправленно планировать работу по оценке потребностей в автоматизации ее информационной поддержки и своевременно создавать возможности для их удовлетворения. Если на предприятии применяется либо внедряется какая либо из Интегрированных системы управления предприятием (ИСУП), то после идентификации потребностей в информационной поддержке СМК целесообразно детально изучить возможности ИСУП.

В случае, когда потребности в информационной поддержке системы качества идентифицированы, а программных средств для их реализации на предприятии нет, в зависимости от характера конкретной информационной задачи предстоит выбирать между применением тиражируемого решения (если таковое существует, как, например, в части организации управления документами СМК, документооборотом, управления технологическим оборудованием и измерительной аппаратурой, политикой поставок, применения статистических методов) и необходимостью разработки программных средств собственными либо привлеченными силами.

Кратко подводя итоги сказанному, перечислим основные принципы проектирования АСИП «Качество». Система строится по модульному принципу. Все подсистемы разрабатываются в соответствии со стандартами ИСО серии 9000:2000 и обеспечивают выполнение требований как отдельных, так и взаимосвязанных разделов стандарта. При проектировании АСИП «Качество» предусматривается максимальная интеграция подсистем с используемым на предприятии прикладным программным обеспечением (ERP-системами, системами офисного документооборота, системами кадрового учета, справочно-информационными базами данных предприятия, другим аналогичным системами, используемыми на предприятии). Кроме этого, обеспечивается распределение функций между подсистемами и используемым на предприятии прикладным программным обеспечением: в прикладном программном обеспечении регистрируются результаты деятельности предприятия (в т.ч., отдельные действия по управлению качеством), а в подсистемах осуществляется документирование и анализ информации о качестве в процессе деятельности предприятия (управление данными и записями по качеству).

Говоря об основных принципах внедрения АСИП «Качество», необходимо отметить, что подсистемы могут быть внедрены самостоятельно, либо в сочетании с другими подсистемами, а очередность и состав внедряемых подсистем определяется приоритетами в автоматизации стоящих перед предприятием задач.

Остановимся отдельно на одной из составляющих АСИП «Качество» — технологии ее создания на предприятии.

Как уже говорилось, технология создания (проектирования и внедрения) АСИП «Качество» на предприятии базируется на процессном подходе при разработке, функционировании и улучшении системы менеджмента качества предприятия и использует CASE-средства при построении моделей процессов и данных. В данной статье не будем подробно останавливаться на том, что же такое «процессный подход». Отметим лишь, что в контексте стандартов ИСО серии 9000:2000 процессный подход требует, чтобы предприятие идентифицировало (определило), осуществляло (внедряло), управляло, непрерывно улучшало эффективность процессов Системы менеджмента качества, и управляло взаимодействием этих процессов для достижения целей предприятия.

Создание АСИП «Качество» на предприятии осуществляется в несколько взаимосвязанных этапов. Кратко перечислим эти этапы с указанием используемых для их реализации средств и требований стандартов ИСО серии 9000:2000, реализуемых на каждом этапе.

На этапе проектирования АСИП «Качество» на первом шаге с помощью стандартных CASE-средств моделирования процессов производится построение моделей процессов («как есть») СМК. Тем самым, обеспечивается выполнение требований стандартов ИСО серии 9000:2000 к построению СМК на основе процессного подхода. На следующем шаге с помощью стандартных CASE-средств моделирования процессов осуществляется модификация моделей процессов («как должно быть») СМК, что позволяет выполнить требования стандартов ИСО серии 9000:2000 о постоянном улучшении СМК и документировании СМК. Затем с помощью стандартных CASE-средств моделирования данных производится построение модели данных. В результате становится возможным выполнить требования стандартов ИСО серии 9000:2000 о регистрации данных о качестве. На последнем шаге проектирования АСИП «Качество» с помощью стандартных CASE-средств создания Баз данных осуществляется проектирование СПС и РАП т.е., реализуется выполнение требований стандартов ИСО серии 9000:2000 о разработке СМК.

На этапе внедрения АСИП «Качество» производится инсталляции и настройки СПС и РАП. На этом этапе реализуется выполнение требований стандартов ИСО серии 9000:2000 о внедрении СМК.

На этапе функционирования АСИП «Качество» персонал предприятия использует ее для сбора, обработки, хранения, распространения и использования информации для обеспечения эффективного функционирования и управления СМК.

Этап модификации АСИП «Качество» выполняется начиная с описанного выше шага модификация моделей процессов («как должно быть») СМК. На этом этапе реализуется выполнение требований стандартов ИСО серии 9000:2000 о постоянном улучшении СМК.

Описанная в данной статье технология создания АСИП «Качество» была успешно опробована на тестовом примере. В ходе работ были созданы модель одного из процессов СМК, соответствующие ей модель данных и СУБД, разработана (инсталлирована и настроена на СУБД) Регистрационно-аналитическая подсистема. Кроме того, после изменения СМК, связанного с ее улучшением, были успешно проведены корректировки в модели процесса СМК и все необходимые действия по корректировке в модели данных, СУБД и перенастроена Регистрационно-аналитическая подсистема.

Проведенные работы показали, что с помощью АСИП «Качество» на предприятии может быть создана, внедрена, эффективно функционировать и улучшаться СМК, а также автоматизированная система ее информационной поддержки.

Справка о компании

Группа компаний СТИНС КОМАН работает на рынке информационных технологий с 1992 г. Это многопрофильный холдинг — один из лидеров рынков системной интеграции и промышленной автоматизации, ведущий российский разработчик и поставщик высокотехнологичных решений и оборудования.

Деятельность компании направлена на создание условий для повышения эффективности бизнеса Заказчика путем его системной и многоуровневой поддержки. Портфель услуг СТИНС КОМАН включает в себя системную и сетевую интеграцию, автоматизацию технологических процессов, комплексную техническую поддержку, аутсорсинг, а также консалтинг и обучение.

Специалистами СТИНС КОМАН реализовано более 100 крупных проектов в области системной интеграции и промышленной автоматизации для федеральных министерств и ведомств, банков и финансовых организаций, крупных промышленных предприятий.

Имея государственную аккредитацию как научная организация, компания активно занимается инновационной деятельностью, постоянно ведет научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы в сфере информационных технологий. Разработки СТИНС КОМАН получили признание не только в России, но и за рубежом.

Система качества, внедренная в СТИНС КОМАН, сертифицирована TUV-CERT на соответствие требованиям международного стандарта ИСО 9001. В соответствии с распоряжением Правительства РФ СТИНС КОМАН присвоено звание «Поставщик продукции для государственных нужд России».