«Монолитное» решение для пивоваренного холдинга

Содержание:

Искусство выбора.
Взгляд с позиции CIO.
Упор на CRM.
Управление цепочками поставок.
Управление затратами.
Вопросы интеграции.
Основа для развития.
О заказчике.
BBH. Структура холдинга.
BBH. Требования к партнёру.

То, что пивоваренная отрасль в настоящее время — одна из самых передовых в плане автоматизации процессов и управления — это факт. И одним из ярких примеров является холдинг BBH (Baltic Beverages Holding), включающий такие на первый взгляд разные компании, как «Балтика», «Вена», «Ярпиво», украинский «Славутич», латвийский «Алдарис» и ещё ряд не столь громких брендов. Но есть одна черта, которая объединяет эти компании — все они уже много лет развиваются по одной генеральной линии. И в основе её лежит единая стратегия в области информационных технологий.

На всех заводах BBH функционирует ERP-система «Монолит SQL», которая обеспечивает автоматизацию всех основных бизнес-процессов. Она используется более чем на 3000 рабочих мест и стала основой ИТ-стратегии холдинга. Система эксплуатируется на предприятиях BBH уже почти 10 лет. И объявленные в начале 2005 года планы по объединению Российских компаний базируются во многом именно на успехах, достигнутых в создании единого информационного пространства, созданного на базе «Монолит»-а.

Почему же был выбран и до сих пор используется «Монолит»? Что даёт западному холдингу использование системы российского происхождения. Об этом рассказывают Герман Эпштейн, директор по информационным технологиям холдинга BBH, Сергей Робозеров, начальник службы ИТ «Балтики», Олег Лунин, финансовый директор завода «Вена», Андрей Веренич, начальник службы ИТ «Вены»

В 1993 году BBH стал выходить за пределы прибалтийских республик, где типовым программным продуктом для предприятий холдинга считалась шведская система «Scala». На небольших прибалтийских заводах она успешно работала и менеджмент был ею доволен. Ту же систему предложили и для автоматизации первого российского предприятия холдинга — «Балтики». Однако в то время «Scala» оказалась не готова предложить сервис требуемого качества по приемлемой цене. Рассматривались различные системы, и в 1995 году ВВН выбрал предложение петербургской компании «Монолит-Инфо». В то время эта компания уже была «негласным индустриальным стандартом решений для финансового учета» для западных компаний, работавших на Северо-Западе. В 90-е годы решения «Монолит-Инфо» использовали практически все иностранные инвесторы, приходившие в Россию (по крайней мере — в Северо-Западный регион): Pepsi, Gillette, JTI, Henkel и др. Такая необычная популярность у западных компаний российской разработки объяснялась просто: система «Монолит» обеспечивала решение проблемы ведения учета и построения отчетности в «параллельных» стандартах и мультивалютном режиме — то есть именно в той форме, которая требовалась западным инвесторам. Другие российские разработчики в то время таких решений не предлагали.

Итак, на «Балтике» в 1995 году был установлен «Монолит» — это была ещё DOS-версия. Шло время, группа BBH росла — были куплены заводы «Ярпиво», «Вена», Тульский завод (вошедший впоследствии в «Балтику») и другие. Система внедрялась на новых предприятиях. Параллельно в Монолит-Инфо была разработана и успешно запущена тиражная SQL-версия.

К концу 90-х годов российский пивной рынок переживал стадию бурного развития, значительно усиливалась конкуренция. Другие пивные компании начинали активно инвестировать в ИТ. На петербургском заводе «Браво» (ныне — Пивоварня «Хайнекен») приступили к внедрению MFG/PRO американской компании QAD. «Афанасий-пиво» выбрал систему SAP R/3. В это время, в 1999 году, на пост директора по информационным технологиям холдинга BBH приходит Герман Эпштейн.

«Передо мной тогда тоже стоял вопрос: почему "Монолит"? Почему не SAP, почему не Scala, почему не MFG/PRO? Аспектов много. В первую очередь, BBH — компания, которая всегда ориентировалась на эффективность затрат. Если посмотреть на российский пивной рынок и оценить прибыльность пивных компаний, то по этому показателю мы очень далеко оторвались от наших конкурентов. BBH никогда не тратила деньги не глядя. Мы тратим только тогда, когда необходимо, и мы не стали инвестировать в другую систему просто потому, что так делают другие, игнорируя реальную ситуацию и потребности бизнеса. Был конкретный набор задач и условий, в которых они должны были решаться, и четко фиксированный размер инвестиций. И здесь стоит вернуться к вопросу специфики нашего рынка.

Для обеспечения бизнеса ВВН система должна:

1. поддерживать требования национального законодательства, работать с любыми типами учета стран бывшего СССР и в соответствии с требованиями владельца;
2. поддерживать отчетность в нескольких валютах и бухгалтерских стандартах;
3. поддерживать специфические требования пивобезалкогольной промышленности;
4. иметь богатую функциональность и гибкую систему настроек, позволяющие предприятиям группы руководствоваться условиями развития бизнеса, а не быть «пленниками» жестких ограничений системы.

В 1999 году ни одного подобного стандартного продукта на российском рынке представлено не было. А компания Монолит-Инфо, работая с нами с 1995 года, уже имела в своей системе требуемую отраслевую функциональность и в дополнение — за годы работы — учла в ней многие особенности бизнеса BBH.

Наша группа быстро развивалась. И было критически важно, сколько времени потребуется на реорганизацию новых предприятий. Покупается компания; её учёт и бизнес-процессы должны быть быстро модернизированы, чтобы соответствовать требованиям инвестора. Даётся минимальный срок — два-три месяца. Кто мог нам обеспечить такие сроки? Уж точно не система, которую нужно внедрять несколько лет даже при наличии хорошо обученного и подготовленного персонала и формализованных бизнес-процессов. А команда «Монолит-Инфо», прекрасно зная наши требования и бизнес, обеспечивает запуск полнофункциональной системы на новом предприятии через несколько месяцев.

Конечно, есть и другая сторона. На одном интернет-форуме прочитал реплику, что BBH, используя систему «Монолит SQL», играет в русскую рулетку. Какая-то доля правды в этом есть. Хотя бы с точки зрения риск-менеджмента, поскольку «Монолит-Инфо» — сравнительно небольшая компания. Но это риск рассчитанный и управляемый, более того — он полностью компенсируется скоростью реакции на требования заказчика, гибкостью и возможностью оперативной адаптации к новым условиям быстро изменяющегося рынка».

Ситуация на пивном рынке быстро меняется. Бурный рост отрасли вот уже несколько лет идет на убыль. А после недавнего законодательного ограничения рекламы пивной продукции (давно ожидавшегося, хотя пивовары до последнего момента надеялись, что это произойдет не так быстро) на рост вряд ли стоит рассчитывать. Параллельно ужесточается конкуренция — за последние несколько лет в разных сегментах рынка появилось множество новых брендов. Пивоварам приходится решать новые задачи. Самым важным бизнес-процессом становится обеспечение продаж.

Именно потому в последнее время BBH уделяет особое внимание такому направлению, как CRM — управлению взаимоотношениями с клиентами. В условиях насыщенного или близкого к насыщению рынка требования клиентов постоянно растут и CRM-системы становятся насущной необходимостью.

CRM-функциональность была впервые реализована компанией «Монолит-Инфо» в 2002 году для завода ВВН в Латвии («Алдарис»). В 2004 году активизировались российские заводы: осенью 2004 года завершён проект по внедрению этой системы на «Вене». Летом 2005 года система CRM разворачивается на «Балтике» и «Пикре».

По словам Андрея Веренича, руководителя рабочей группы по внедрению CRM-модуля на «Вене», сроки реализации первого этапа «Венского» проекта были установлены чрезвычайно жёсткие — с июня по август 2004 г. Но благодаря слаженной работе команды проекта, специалистов компании «Вена» и сотрудников «Монолит-Инфо» и пристальному вниманию со стороны руководства ОАО «Вена» — работа была выполнена в срок.

В результате этого проекта, средства CRM-системы обеспечивают на «Вене» решение следующих задач:

• Ведение адресной базы торговых точек,
• Планирование деятельности торговых агентов двух отделов — FSO (Field Sales Operations) и RKA (Retail Key Accounts),
• Прием заказов и передачу их в систему управления продаж дистрибьюторов,
• Получение подтверждения от дистрибьюторов о реализации заказов (доставке заказанной продукции в торговые точки),
• Сбор информации о наличии и ценах на продукцию в торговых точках и о проводимых рекламных акциях,
• Учёт распределения по клиентам рекламной и маркетинговой продукции,
• Анализ поступающей информации с использованием набора отчетов (более двадцати форм)

Вторая стадия проекта CRM на «Вене», реализованная в период с октября 2004-го года по январь 2005-го посвящена четырём направлениям:

• Прямые продажи — автоматизация управления работой сотрудников службы продаж (торговых агентов, телеселлеров и др.) по схемам Pre-sale и Van-sale
• Мерчендайзинг — автоматизация управления работой мерчендайзеров и торговых агентов по сбору маркетинговой информации
• Обслуживание оборудования — автоматизация управления работой техников по обслуживанию оборудования
• Работа с дистрибьюторами — автоматизация управления работой менеджеров по работе с дистрибьюторами, сбору маркетинговой информации, выполнению Pre-sale и Van-sale в интересах дистрибьютора, контролю выполнения заказов

По мнению финансового директора «Вены» Олега Лунина, «реальных примеров внедрения полнофункциональных CRM-систем в России не так много. И потому СRM-проекты «Монолит-Инфо», реализованные на предприятиях BBH, не стоит рассматривать как локальное достижение отдельно взятых компаний. Во многом это успех и пивной отрасли: уровень применения информационных технологий лишний раз подтверждает ее развитость и зрелость.»

Когда заходит речь о полноте внедрения и применения ERP-систем, часто возникает вопрос о решении задач планирования. Ведь в названии этого класса продуктов ключевым является слово «планирование», а на практике его реализуют далеко не всегда. Какие возможности по планированию ресурсов даёт предприятиям BBH их ERP-система?

Герман Эпштейн: «Как раз сейчас мы и занимаемся внедрением модулей управления цепочкой поставок.

Еще несколько лет назад все заводы работали по push-модели. Сколько запланировано, столько и произведут, поскольку есть уверенность, что все это будет продано. Теперь же правильнее перейти на pull-модель, а для этого нужно в планировании ориентироваться на прогнозы потребления, которые динамически меняются. Здесь важно создать замкнутый контур с обратной связью. Как раз он-то и лежит в основе решений от Монолит-Инфо».

О системе управления цепочками поставок, реализованной на «Балтике», рассказывает начальник службы ИТ «Балтики» Сергей Робозёров:

«Основными целями решения являются:

1. Минимальная вероятность возникновения тотального дефицита (OOS — «out of stock») на каждом из звеньев цепи. Для обеспечения этого требования принимается стратегия поддержания обеспеченности уровня BEST («Break even stock») на всех звеньях или насколько возможно близкого к нему.
2. Ритмичность функционирования цепочки, обеспечиваемая регулярными поставками через регулярные интервалы времени. Для обеспечения регулярности используется схема скользящих прогнозов (постоянно актуализируемых) на достаточный для выполнения функций каждого звена горизонт. Например, потребность в этикетке определенного вида должна быть известна за время, достаточное для формирования заказа, печати этикеток типографией и доставки их на завод.
3. Оптимизация затрат на выполнение функций всех звеньев (хранение, доставка, ПРР, производство и снабжение) в рамках безусловного достижения целей 1 и 2.

На базе замкнутой системы модулей «Монолита» реализуются два метода управления, взаимно дополняющих друг друга:

• Формирование и взаимная увязка прогнозов по всем звеньям, которое предназначено для резервирования ресурсов (заказа транспорта, корректировки графиков ремонтов и плановых работ в производстве, формирования графиков поставки по поставщикам для позиций с длительным сроком поставки по заказам) и пр.
• Оперативное управление “по отклонению” или диспетчеризация на всех уровнях, обеспечивающая быстрое реагирование на отклонение фактических значений от прогнозных (доставка альтернативным транспортом, использование резервов или изменение последовательности розлива, формирование дополнительных заказов или поиск альтернативных материалов).»

Герман Эпштейн: «За годы сотрудничества из поставщика программного обеспечения «Монолит-Инфо» превратился в проводника идеологии ВВН, методологии и корпоративных стандартов бизнес-процессов. Высококвалифицированный персонал компании «Монолит-Инфо» помогает нам в реализации корпоративной политики в вопросах финансов, логистики и управления. Несколько примеров подобного сотрудничества— проекты, выполненные «Монолит-Инфо» за последние годы:

• Разработка и внедрение нового унифицированного корпоративного плана счетов (Украина — 2001 г., Россия — 2002 г., страны Балтии — 2003г.);
• Унификация расчета управленческой себестоимости на предприятиях группы;
• Унификация систем управления финансами»

Хороший пример — решение проблемы детального анализа расходов.

Работа по созданию системы для всестороннего анализа и учета расходов выполнялась ВВН и «Монолит-Инфо» в несколько этапов. В результате, в составе комплекса «МОНОЛИТ SQL» реализовано несколько уровней решения задач, возникающих при формировании и анализе себестоимости. Система «Производственная себестоимость» позволяют осуществить оценку себестоимости произведенной продукции с использованием альтернативных подходов: «бухгалтерского», ориентированного на выполнение требований национальных и международных стандартов и «управленческого», ориентированного на задачи управленческого учёта и анализа. Система «Полная себестоимость (Региональная прибыльность)» позволяет провести расчет полной себестоимости и анализ прибыльности реализованной продукции с использованием различных методологий и моделей размещения прямых и косвенных затрат в условиях корпорации, производящей продукцию на нескольких производственных площадках, и осуществляющей продажи через собственную сеть дистрибьюционных центров.

При развертывании корпоративной информационной системы на пивоваренных заводах часто приходится заниматься ее стыковкой со специализированными системами — в первую очередь, с системами АСУТП (MES) и с системами управления складом готовой продукции (WMS), которые автоматизируют процедуры приема, размещения, хранения, обработки и отгрузки товаров на складе. Например, в рамках автоматизации деятельности пивзавода «Вена» потребовалась выполнить интеграцию с WMS, разработанной компанией Solvo. Эта система в автоматическом режиме осуществляет оперативное управление материальными потоками предприятия в пределах складского комплекса с использованием технологии штрихового кодирования, принципа адресного хранения и радиосвязи для передачи команд кладовщикам.

На этапе ввода в эксплуатацию комплекс «Монолит» должен был передать в систему WMS информацию о содержании всех общих для обеих систем классификаторов (складов, единиц измерения продукции, допустимых состояний товарно-материальных ценностей на складе, организаций — контрагентов). А в процессе эксплуатации — информировать WMS обо всех изменениях классифицируемых элементов. Кроме того, в процессе работы системы постоянно обмениваются документами. «Монолит» инициирует создание документов по отгрузке продукции покупателям, приему товаров от поставщика, возврату продукции от покупателя, возврату товаров поставщику, инвентаризации склада. В свою очередь складская система генерирует документы о приходе продукции из производства, о блокировке выписки со склада определенного количества товаров в связи с временной его недоступностью или обнаружением брака, о необходимости переупаковки и др.

Взаимодействие систем осуществляется в режиме on-line (системы обмениваются пакетами данных в формате XML по запросам от WMS). В месяц через интерфейс пересылается примерно 1500—2000 документов. Работы по интеграции, выполненные группой из пяти сотрудников «Монолит-Инфо», заняли около трех месяцев. Еще месяц ушел на тестирование и устранение замечаний.

Аналогичные интеграционные проекты были реализованы и на других предприятиях BBH: на «Львовской пивоварне» — интеграция с той же «Solvo», на «Ярпиве» — интеграция с системой SYSKRON (Германия), реализующей те же функции WMS.

В начале 2005 года руководством BBH было принято решение о планах по объединению Российских предприятий в единую операционную компанию. И немаловажную роль в этих планах играет тот факт, что ключевые бизнес-процессы всех заводов давно выполняются с использованием «Монолит SQL». Для иллюстрации приведём список основных систем комплекса «Монолит SQL» и статус их внедрения на российских предприятиях BBH:

«Вообще же, так получилось, что для нас «Монолит-Инфо» — уже не только поставщик программного обеспечения, а в первую очередь бизнес-партнёр, — считает Герман Эпштейн. — Эта компания превратилась в проводника нашей идеологии, методологии и корпоративных стандартов. Она служит своего рода центром обмена опытом, инновационными решениями и, по сути, информационной базой по используемым подходам, что дает заметный синергетический эффект для группы в целом. А программное обеспечение — это же просто инструмент».

Компании ВВН и «Монолит-Инфо» постоянно совместно работают не только над разработкой и отладкой новых бизнес-процессов, но и над совершенствованием существующих. И речь идёт даже не о разработке программного кода под заказ, а о комплексном проекте развития какой-нибудь из областей бизнеса компании, где представители «Монолит-Инфо» являются полноправными членами проектной команды. Затем отработанные решения по мере необходимости тиражируются на предприятиях. Такая система позволяет компаниям ВВН оперативно реагировать на быстро изменяющиеся потребности рынка и адаптироваться к изменениям с минимальными затратами.

При этом, по словам директора по развитию компании «Монолит-Инфо» Александра Плоткина, «Нельзя считать «Монолит-Инфо» отделом автоматизации при ВВН. Безусловно, ВВН — это крупный и стабильный клиент для нашей фирмы (всё-таки Монолит установлен на 15-ти заводах ВВН), долгосрочное сотрудничество с которым позволило нам создать полнофункциональное отраслевое решение. И в связи с масштабом и сложностью выполненных для BBH проектов, компании «Монолит-Инфо» даже пришлось на несколько лет практически уйти с рынка. Однако, начиная с 2003-го года, мы снова вышли на рынок, но уже с мощной, готовой и апробированной системой ERP-класса. И эта система сразу привлекла интерес новых серьезных клиентов».

Baltic Beverages Holding (BBH) — международный пивоваренный холдинг, входящий в 10-ку крупнейших производителей пива в мире. В России он контролирует примерно треть пивного рынка. Компания основана в 1991 году, принадлежит в равных долях Carlsberg Breweries и Scottish&Newcastle. Предприятия BBH расположены в странах Балтии, на Украине, в Казахстане и России, включая пивзаводы «Балтика», «Вена», «Ярпиво» и др. Необходимо иметь в виду, что «Балтика» — это 5 пивоваренных заводов и более 30 региональных представительств; «Вена» и «Ярпиво» — по 2 завода («Вена» — в Петербурге и Челябинске, «Ярпиво» — в Ярославле и Воронеже). Ежегодный объем производства заводов ВВН (2004 год) равен 3699 млн дал пива, оборот 1377 MEUR, EBITDA 388 MEUR. По оценкам экспертов, занимает 34.2% российского пивного рынка.