Основной тренд, который подтверждается всеми исследованиями, – стремление сотрудников к максимальной мобильности, отсутствию жесткой привязки к месту. Соответственно, это главное требование, которое транслируется на современный офис. Первый прогнозируемый шаг на пути к свободе перемещения в пределах офиса – Wi-Fi. Многие компании давно реализовали беспроводной доступ к ресурсам. Но только отдельные представители бизнеса, в основном, международные корпорации, решаются жить в рамках абсолютной свободы.

Переоснащая свои офисы по всему миру, корпорация Philips использует концепцию WPI (Work Place Innovation). Каждый сотрудник (в московском офисе их около 400) может выбирать рабочее место в зависимости от планов на день. Офис поделен на зоны для индивидуальной и совместной работы, отдыха, встреч и совещаний."В новом офисе Philips рабочих мест меньше, чем сотрудников, так как часть времени каждый проводит на встречах, в командировках, в отпуске, либо "на удаленке". Такой подход позволяет людям эффективнее использовать пространство и оборудование, планировать время и определять место работы", – уверен Сергей Лаванов, руководитель ИТ-департамента Philips в России, Украине, Белоруссии и Центральной Азии.

Все это определяет особые требования к ИТ-инфраструктуре нового офиса. Неосновные виды деятельности ИТ были отданы на аутсорсинг - например, дата-центр теперь находится во Франкфурте на площадке компании T-Systems. "Перенос данных занял около двух недель, сотрудники даже не заметили изменений в производительности", – рассказывает Сергей Лаванов. Отдельного решения потребовала связь, ведь стационарная телефония не укладывалась в рамки концепции. "Связь в офисе осуществляется с помощью унифицированных коммуникаций на основе Microsoft Office Communication Server и УАТС на основе Cisco, – поясняет Сергей Лаванов. – ПО установлено на всех компьютерах, каждому сотруднику присвоен индивидуальный добавочный номер. Всем служащим предоставляется гарнитура, с помощью которой они могут говорить по Microsoft Office Communicator/Lync и пользоваться видеосвязью, также есть возможность переписываться в чате. Этот вид коммуникации оказался особенно удобным для переговоров с сотрудниками в региональных офисах и теми, кто находится в командировке".

Такой подход не означает полный отказ от стационарной телефонии. На большинстве рабочих мест в офисе установлены IP-телефоны. "Если у сотрудника возникает необходимость позвонить, он может зарегистрироваться и связаться с нужным абонентом, пользуясь привычным аппаратом", – уточняет Сергей Лаванов. Конечно, богатство возможностей включает Wi-Fi, видеоконференции. Компания использует решение Microsoft от Polycom для проведения видеоконференций с круговым обзором всех участников. Одна из переговорных оборудована системой видеоконференцсвязи высокого качества от компании Cisco. Покрытие Wi-Fi на двух этажах офиса обеспечивается 12-тью беспроводными точками доступа Cisco и одним контроллером, распределяющим нагрузку. Примечательно, что переговорные комнаты оснащены настраиваемым освещением и телевизорами Philips, а не распространенными проекторами. "Телевизоры визуально удобнее для демонстраций, более долговечны и требуют меньше затрат на содержание", – считает Сергей Лаванов. Проектор установлен только в одной переговорной на 50 человек. Оптимизирована система печати с использованием МФУ HP.

Инфраструктура офиса построена на стандартных элементах. Сергей Лаванов надеется, что такой подход позволит сохранять общую инфраструктуру неизменной в течение семи лет.

Эффективность концепции WPI

Наименование показателя	Показатель до внедрения, %	Показатель после внедрения, %
Число людей, которых удалось удержать в компании	5	15
Количество больничных	2	20
Продуктивность труда	10	40
Оптимизация пространства и сокращение времени на переезды	15	50
Затраты на командировки	5	30

Источник: Philips, 2011

Примечательно, что число больничных выросло в 10 раз. По-видимому, раньше сотрудники решались болеть только в крайнем случае. Как только проблема доступа и связи была решена, забота о здоровье резко усилилась, причем на фоне четырехкратного повышения производительности.

Всего у корпорации 35 региональных офисов по всему миру, в которых работает около 15 тыс. человек. 18% проектов уже завершены, в том числе в Москве. В результате внедрения WPI руководство Philips рассчитывает сэкономить 28 млн евро. Концепция также используется в корпорациях Shell, Microsoft, P&G, Intel, IBM, BP, Accenture, Fujitsu-Siemens, Bank of America, Google. Известно, что работа московского офиса Google на ул. Балчуг также организована по принципам WPI, однако его представители отказались описать технологические возможности сотрудников.

Вообще мировые корпорации стараются распространить единую концепцию на региональные представительства. "В нашем офисе успешно внедрена новая офисная концепция, применяемая компанией по всему миру. Она включает такие элементы, как мобильный офис и гибкий график работы, нефиксированные рабочие места и различные офисные зоны, развитая ИТ-инфраструктура и электронный документооборот", – перечисляет элементы ведущий менеджер департамента "Недвижимое имущество" "Сименс" в России Ольга Труфанова.

Корпорация приобрела в Москве в 2009 году собственное здание, изначально заложив в него возможности для реализации этих требований. Обеспечен повсеместный проводной и беспроводной доступ к корпоративным сетям, коммуникационная платформа позволяет сотрудникам обмениваться голосовыми сообщениями, видеофайлами и другими данными. Вместо стационарных компьютеров используются ноутбуки. Удаленный доступ к информационным ресурсам компании вместе с наличием различных по функционалу офисных зон избавляют сотрудников от необходимости весь день проводить на одном и том же рабочем месте. "Телефонный номер не привязан к конкретному аппарату. Сотруднику вводит PIN-код на любом телефоне, и звонки с его рабочего номера поступают на этот аппарат", – объясняет Ольга Труфанова. Внедрена система электронного документооборота. В конференц-зоне установлено оборудование для проведения видеоконференций. Общие зоны здания оборудованы мультимедийными системами, позволяющими транслировать новостные сообщения и видеотрансляции.

Так выглядит зал "Атриум" в офисе компании Siemens

Свободное рабочее пространство, безусловно, влияет на качество управления бизнесом. "При дистанционном подходе сотрудники могут достичь идеального баланса между работой и личным временем, что является важным фактором мотивации. Они ощущают большую самостоятельность и ответственность. В итоге меняется и стиль руководства, отношения становятся более открытыми и доверительными. Ценится результат и качество работы, а не время присутствия в офисе", – говорит Ольга Труфанова.

Кочуя по рабочим местам

Отдельные компании ограничивают свободу перемещения рамками офисного пространства, организованного по принципу OpenSpace. Рядовой сотрудник не может получить полноценный дистанционный доступ к корпоративным ресурсам извне. Зато компания имеет максимально эффективное рабочее пространство. Это позволяет экономить на аренде, что актуально для дорогостоящих площадей в центре столицы.

Московский офис PwC в России площадью более 30 тыс. кв. метров находится в шаговой доступности от станции метро Белорусская

Многие рядовые сотрудники фирмы PwC в России значительную часть рабочей недели проводят вне офиса, поэтому в новом офисе (компания переехала в 2010 году) у них может не быть постоянного рабочего места. Для его резервирования и конфигурирования телефона под конкретного сотрудника используется система динамического управления рабочими местами. Она существовала и в старом офисе, но в новом получила развитие за счет полного перехода на IP-телефонию. "Сотрудник, приходя в офис с корпоративным ноутбуком, регистрируется в системе при помощи сенсорного терминала и узнает, какое рабочее место ему выделяется. Пока сотрудник идет к рабочему месту, система успевает запрограммировать IP-телефон под его внутренний номер, сотруднику остается только подключить ноутбук к сети и начать работать", – рассказывает Дмитрий Иншаков, ИТ-директор PwC в России.

На всех этажах офиса PwC в Москве доступны корпоративная и гостевая сети Wi-Fi, беспроводная DECT-телефония. Для экономии времени и ресурсов реализована технология печати по персональным пропускам. "Задания на печать отправляются на виртуальный принтер, и сотрудники могут их распечатать на любом принтере, приложив свой пропуск к его считывателю. Это удобно и позволяет повысить уровень информационной безопасности", – говорит Дмитрий Иншаков. Принтеры и копировальная техника находятся в выделенных зонах на каждом этаже.

Много внимания уделено мультимедийным возможностям. Все переговорные оборудованы плазменными панелями или проекторами, соединенными в единую централизованно управляемую аудиовидеосистему. К ней также подключены десятки LCD-экранов, размещенных в рабочих зонах и местах отдыха сотрудников. Система позволяет вывести требуемые звук и видеоряд на любое подключенное оборудование. Несколько переговорных комнат специально оборудованы для проведения видеоконференций. В остальных переговорных также возможно их проведение - для этого используются мобильные комплекты оборудования, подключаемые к экранам. Три переговорных имеют оборудование для синхронного перевода. На этажах, предназначенных для встреч с клиентами, установлены интерактивные сенсорные экраны, при помощи которых гости могут узнать информацию о компании, посмотреть фотографии и видео, ответить на вопросы онлайн-викторины.

Инновации коснулись и бытовой стороны. Интеллектуальная система освещения выключит свет, если сотрудники перед уходом домой забудут это сделать. Система кондиционирования по-разному вентилирует воздух в помещениях в разное время суток, а также в рабочие и выходные дни.

В качестве основы ИТ-инфраструктуры нового офиса была выбрана интеллектуальная структурированная кабельная система (СКС) на базе решения Systimaxi Patch. Она включает в себя локальную вычислительную сеть, средства связи и телекоммуникаций. Средства интеллектуального мониторинга сетевой инфраструктуры позволяют контролировать работу компонентов сети в режиме реального времени. Это позволяет не только обеспечивать надежную защиту от несанкционированного доступа, но и администрировать компьютерную сеть с привлечением минимального количества ИТ-специалистов. СКС охватывает 14 этажей здания, содержит 6400 портов и рассчитана на поддержку до 3000 сотрудников. В здании построен ЦОД, а на каждом этаже установлены коммутационные центры.

ОС на выбор

Некоторые компании предпочитают иной вариант свободы выбора – не просто рабочего места с сохранением корпоративной технологической среды, но и выбор операционной системы. "Яндекс" переехал в новый офис в бизнес-центре "Красная Роза" в 2010 году. Сеть Wi-Fi доступна в любой точке: в переговорных и коридорах, на балконах и парковке. То есть работать можно в любом месте, не только за своим рабочим столом."Чаще всего сотрудникам выдают ноутбуки, причем можно выбрать между машиной на Windows, Mac OS и Linux, – рассказывает Екатерина Карнаухова, представитель компании "Яндекс". – Доступ во внутреннюю сеть осуществляется строго по сертификатам вне зависимости от того, проводная это сеть или Wi-Fi, свой это офис или офис в другом городе или другой стране. По этому же сертификату можно работать из дома или публичных сетей по VPN, то есть фактически – из любой точки мира. При этом, сетевые доступы, которые выдаются персонально каждому сотруднику, будут одинаковы при подключении из любого места".

Рабочее пространство в московском офисе "Яндекса"

По роду деятельности сотрудникам компании требуется много общения, поэтому в московском офисе появилось целых 55 переговорных. Для бронирования и приглашения на совещание в интрасети создан специальный ресурс. "Если под рукой нет компьютера, забронировать переговорную можно с помощью специального touch-screen экрана – они установлены на большинстве этажей, – объясняет Екатерина Карнаухова. – Все наши 12 российских офисов связаны системой видеоконференцсвязи, так что сотрудники из разных городов могут провести видеосовещание. А там, где работают команды сервисов, установлены большие экраны, на которых можно наблюдать за состоянием сервиса в реальном времени".

Кроме того, учтены бытовые потребности. "Установлена капиллярная система охлаждения воздуха, которая позволяет исключить сквозняки от обычных кондиционеров", – приводит пример Екатерина Карнаухова.

Цена свободы

Современное технологическое оснащение стоит недешево. Оценить долю капитальных и операционных затрат на создание и функционирование "современного офиса" в общем объеме ИТ-расходов компании непросто, тем более что заказчики не раскрывают подобных бюджетов. Для сравнения, бюджет переезда ТНК-ВР в новый офис в 2011 году составил 22 млн долл.

Директор департамента недвижимости и спортивных сооружений компании "Астерос" Сергей Волков считает, что если рассматривать расходы за пятилетний период с момента аренды/покупки нового офиса в бизнес-центре класса "А", и инвестиции в создание ИТ инфраструктуры в первый год брать за 100%, то эксплуатационные расходы могут составить до 10% в общем объеме ИТ-расходов компании. Но только при условии правильно спроектированной инфраструктуры, нацеленной на сокращение эксплуатационных расходов. На практике компания за 5 лет может сильно измениться. "Крупная компания через 5 лет в силу быстрого изменения технологий и бизнес-потребностей вынуждена проводить частичную замену построенной инфраструктуры, включая инженерную часть", – уточняет Сергей Волков.

К этому добавляется арендная плата в бизнес-центре класса "А", которая внутри Садового кольца столицы составляет около 1 тыс. долл. за кв. м. в год. За эти деньги здание оснащается автоматизированной системой диспетчерского управления инженерным оборудованием, системой контроля доступа и видеонаблюдения."Максимальный комфорт создают системы автоматического управления освещением, вентиляцией и кондиционированием", – уточняет Сергей Волков."В последние 2-3 года спрос на "высокотехнологичные офисы" вырос кратно.Создание хорошей ИТ-инфраструктуры в офисе способно повысить привлекательность площадей для арендаторов, а также стоимость квадратных метров на 15-20%", – отмечает Екатерина Логвинова, управляющая филиалом агентства недвижимости "Красная горка".