Обзор подготовлен	При поддержке

Оценка эффективности ИT-проектов: метод предотвращения кризиса

В западной деловой практике все большее значение приобретает оценка эффективности ИТ-проектов, так как является не только важным инструментом управления ИТ-затратами, но и основой взаимодействия различных «групп интересов» в рамках предприятия. Управление эффективностью проектов в сфере ИТ становится одним из ключевых инструментов антикризисного менеджмента.

На относительно насыщенных западных рынках предприятия находятся в постоянном поиске новых инструментов взаимодействия с различными «группами интересов»: собственными сотрудниками, реальными и потенциальными инвесторами, общественными институтами и государственными органами (Stakeholder-концепт). В то же время не вызывает сомнений заинтересованность менеджмента в постоянном повышении стоимости активов предприятия (Shareholder-концепт). В рамках этих подходов на первый план выходит информация как об эффективности функционирования предприятия в целом, так и эффективности отдельных бизнес-процессов, и в том числе, эффективности исполнения различных проектов в сфере ИТ, которую часто называют «нервной системой» предприятия. Таким образом, данные об эффективности реализации различных ИT-проектов — о внедрении информационной системы, автоматизации бизнес-процессов, структуре затрат на внешний и внутренний консалтинг в сфере ИТ — приобретают особую роль. Как показывает практика, эта информация является не только ключевым инструментом менеджмента, но может также выступать как основа для коммуникационной политики предприятия с различными «группами интересов»: Investor Relations, Public Relations.

Инвесторы хотят знать, как исполняются бюджеты проектов, как выглядит структура затрат, насколько выгодно сотрудничество с внешними консультантами и аудиторами в ИТ. Эффективная реализация прошлых проектов в сфере ИТ создает дополнительную мотивацию для сотрудников предприятия в будущих проектах. Кроме того, успешное завершение ИТ-проектов, к примеру, эффективное внедрение информационной системы и автоматизация бизнес-процессов повышают общую стоимость активов предприятия. Именно поэтому менеджменту предприятия необходимо на разных стадиях реализации ИТ-проектов оценивать их эффективность, а также анализировать отклонения от запланированных показателей и искать причину таких отклонений.

«Неоценимая» эффективность консалтинговых проектов?

Оценка проектов консалтинга и аудита в сфере ИТ еще более специфична, что обусловлено несколькими факторами. С одной стороны, оценка эффективности консалтингового проекта должна «подтверждать» решение менеджмента о привлечении внешнего консультанта или аудитора, то есть включать анализ эффективности затрат и  информацию о выгодах такого привлечения. С другой стороны, эффективная коммуникация с «группами интересов», как правило, строится на основе анализа возможных альтернатив исполнения проекта, к примеру, отказа от его реализации или реализации внутренними силами предприятия, оценки альтернативных издержек и выгод такого решения. Например, квартальная и годовая отчетность предприятий включает не только описание проектов консалтинга и аудита в ИТ, структуру затрат и выгод проектов, но и обоснования необходимости проведения проекта, выбора того или иного исполнителя, а также описание возможных альтернативных реализаций проекта.

Процесс оценки эффективности проекта консалтинга и аудита в ИТ можно разделить на несколько стадий:

1. Стадия планирования проекта
2. Анализ показателей эффективности в ходе реализации проектов
3. Итоговый анализ эффективности ИТ-проекта.

На разных стадиях применяются различные методы оценки эффективности проектов, которые в общем можно разделить на качественные и количественные. Базой для анализа эффективности на всех стадиях реализации проекта консалтинга в ИТ являются такие методики, как ROI, TCO, Costs Benef ИТ Analysis. Контроль эффективности в ходе исполнения проекта строится на сравнении запланированных и оперативных показателей, анализ причин их возникновения, оценке релевантности реализации возникающих отклонений для проекта в целом, и по возможности, оперативной коррекции отклонений.

На стадии планирования

Данный этап в процессе оценки отдачи от ИТ-проекта подразумевает разработку такой системы показателей его эффективности, которая позволила бы оценить каждый из них в различные промежутки времени. Важным является создание логической системы сценариев, которая позволила бы выявить возможности появления отклонений в ходе реализации проекта, а также вероятностей их появления. В дополнение к методу сценариев, для планирования и прогнозирования эффективности проекта используются статистические и вероятностные методы, наиболее значимыми качественными методами являются анализ сильных и слабых сторон проекта, возникающих рисков (аналог SWOT), и Gap-анализ.  

В ходе реализации

Вторая стадия оценки эффективности связана непосредственно с реализацией проекта. Основную роль здесь играет  своевременное обнаружение отклонений показателей эффективности от заданных, анализ причин их появления и возможно более оперативная коррекция в рамках исполнения проекта. При этом необходимо учитывать, что разность возникающих и запланированных показателей эффективности проектов консалтинга и аудита постоянно учитывается «группами интересов» предприятия. Так как возникающие отклонения показателей эффективности могут сделать невозможным исполнение проекта в его первоначальном варианте, необходимой становится не просто коррекция хода проекта, но, возможно, и полная остановка проекта, или радикальная смена курса проекта и всех его составляющих. Поэтому важно, чтобы лица, ответственные за реализацию проекта, обладали всеми необходимыми полномочиями для смены хода проекта, а также для изменения структуры затрат на выполнение проекта.

Наиболее важными методиками анализа эффективности, которые используются на данном этапе, являются «системы раннего оповещения» или «сигнальная» концепция, которая учитывает количественные и качественные показатели реализации проекта, сканирование и мониторинг показателей. Следует заметить, что для данной стадии также достаточно эффективным является использование методик оперативного SWOT и GAP-анализа.

Итоговый анализ

Обобщающий (итоговый) анализ подразумевает оценку эффективности после окончания проекта. Ключевыми методиками оценки эффективности проектов являются:

• Норма возврата инвестиций (Return on Investment, ROI),
• Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO)
• Анализ выгодности издержек (Cost Benefit Analysis)
• Система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard)

Показатель ROI рассчитывается на основе соотношения прибыльности/выгодности проекта и совокупных издержек его исполнения. Для оценки совокупных затрат используется показатель TCO, который позволяет проанализировать структуру затрат на всех этапах выполнения проекта, в том числе и скрытые затраты. Оценка выгод охватывает все возможные, количественные и качественные, улучшения и прибыль в результате проекта. Целью анализа выгодности издержек является оптимизация структуры издержек на проведение проекта консалтинга и аудита, выявление статей затрат, которые не оказывают значимого влияния на итоговые показатели эффективности, однако потребляют существенную часть бюджета и ресурсов, и поиск возможностей их сокращения. Balanced Scorecard строится на основе системы количественных и качественных показателей эффективности с учетом различных аспектов реализации проекта.

Практика показывает, что многие западные предприятия используют показатели эффективности ИТ-проектов в качестве эффективного инструмента взаимодействия с «группами интересов». В отдельных случаях масштабные ИТ-проекты могут использоваться в качестве своеобразного рычага конкуренции и PR-инструмента. Управление эффективностью различных проектов в сфере ИТ может быть использовано в качестве инструмента даже в антикризисном менеджменте.   

Юлия Граванова / CNews Analytics