Обзор "ИТ в национальных проектах" подготовлен

Администрация города Братск

Разработка стратегии упорядочения проектной деятельности Администрации города Братска

Введение

Администрация города Братска — орган местного самоуправления, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции по решению вопросов местного значения в соответствии с федеральными законами и законами Иркутской области.

Основной деятельностью Администрации является  операционная деятельность, однако существенные изменения реализуются через проекты. Таким образом, все департаменты Администрации в различной степени вовлечены или могут быть потенциально вовлечены в реализацию проектов.

Наиболее активными участниками проектной деятельности являются два департамента  Администрации:

• Департамент инновационного развития и информационных технологий (ИРиИТ),
• Центр информационных технологий (ЦИТ), деятельность которого курируется руководством  Департамента ИРиИТ.

Департамент ИРиИТ нацелен на реализацию проектов и программ, направленных на развитие муниципалитета с помощью современных управленческих и информационных технологий. Департамент реализует как собственные проекты, так и участвует в проектах и программах в рамках деятельности всей Администрации города. Департамент выступает в роли координационного органа, который отвечает за эффективное взаимодействие ответственных структур Администрации в рамках общих программ и проектов.

Постановка проблемы

На момент принятия решения о необходимости упорядочивания проектной деятельности в управлении проектами Департамента ИРиИТ и ЦИТ, а также Администрации в целом, существовали следующие проблемы:

• отсутствие единых стандартов проектного управления — руководители проектов применяли разный подход к планированию и управлению, отсутствовали утвержденные шаблоны проектной документации,
• недостаточная проработанность и формализация многих процессов управления, в частности:
• при планировании проекта не разрабатывались такие важные планы, как план управления рисками, коммуникациями, стоимостью и т.д.,
• составлялись только базовые укрупненные планы-графики работы, которые не актуализировались в ходе проекта и не анализировались на предмет выполнения сроков, бюджетов, эффективности загрузки ресурсов,
• для всех участников проектной деятельности, включая руководителя проекта, не были определены границы ответственности и полномочий, отсутствовала система мотивации участников проектной деятельности,
• не была формализована процедура внесения изменений в проекты, документирование изменений и корректировка плана,
• недостаточная регламентированность использования ИСУП на базе MS Project Server, нерешенность важной задачи по агрегированию проектных данных и централизованному учету ресурсов;
• отсутствие практики сохранения и накопления опыта, получаемого в результате реализации проектов.

Названные проблемы значительно снижали эффективность управления проектами в Администрации. Между тем, масштаб и социально-экономическая важность деятельности Администрации требует использования  современной эффективной модели управления проектами, постоянно совершенствуемой и позволяющей получать новые преимущества за счет оптимизации использования и перераспределения внутренних и внешних ресурсов, наличия достаточной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений.

Выбор решения

Для упорядочивания проектной деятельности в качестве стратегических целей в сфере управления проектами Администрация г.Братска выделила:

• усовершенствование процессов управления проектами,
• повышение квалификации персонала в области управления проектами,
• построение Корпоративной системы управления проектами (КСУП), которая позволит повысить управляемость проектной деятельности за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами.

Компания PM Expert как один из лидеров в области управления проектами в России, предлагающий комплексные услуги консалтинга и аутсорсинга управления проектами, а также широкий спектр профессиональных обучающих программ, была выбрана Администрацией для решения следующих задач:

• Повышение уровня знаний сотрудников Администрации в области управления проектами.
• Обследование проектной деятельности Администрации.

Разработка долгосрочной стратегии упорядочения проектной деятельности с детализированной первой фазой и первоочередными мероприятиями, на основе которой сотрудники Администрации смогут собственными силами построить и внедрить КСУП.

Решение

Для реализации поставленных задач, компанией PM Expert было проведено обучение сотрудников Администрации основам управления проектами на тренинге «Управление проектами компании на основе стандарта ANSI PMI PMBOK® 3-rd Edition (2004). Базовый курс». Кроме того, был проведен курс «Корпоративная система управления проектами: проектирование, построение, развитие». В ходе практических заданий этого курса, адаптированных под текущую проектную деятельность Администрации г.Братска, в проектной деятельности Заказчика консультантами PM Expert были выявлены:

• причины неудач проектов;
• уровень зрелости отдельных областей управления проектами в Администрации;
• особенности организационной структуры, способные положительно повлиять на процесс  усовершенствования проектной деятельности Администрации.

Кроме того, на основании результатов заданий, собеседований и общих впечатлений от проведения курса были:

• определены ключевые группы потенциальных пользователей КСУП, преимущества и возможные выгоды от КСУП для каждой из групп;
• выявлены основные типы реализуемых в Администрации проектов, критерии для их классификации;
• разработаны наиболее актуальные форматы для отчетов по проектам на основе требований, предъявляемых к Информационной системе управления проектами (ИСУП);
• определены функции Проектного офиса.

На основе полученных данных, а также анализа организационной культуры, специфики проектной деятельности компания PM Expert разработала для Администрации г.Братска «Стратегию упорядочивания проектной деятельности».

Результат

Разработанная Стратегия позволила Администрации выделить области управления проектами, требующие первоочередного усовершенствования и развития, запланировать конкретные шаги для упорядочивания проектной деятельности и повышения эффективности управления проектами. Стратегия содержит как описание текущего состояния управления проектами Администрации, так и долгосрочные и среднесрочные цели и задачи, позволяющие обозначить пути развития проектной деятельности.

В представленной Администрации г.Братска Стратегии отражены основные аспекты, которые должны быть включены в методологию управления проектами, а также выделен предварительный список рисков проекта внедрения Корпоративной системы управления проектами.

Стратегия внедрения КСУП была представлена как реализация 4 последовательных фаз:

1. Разработка принципов и создание основы для реализации организационных изменений для внедрения проектного управления, включая разработку укрупненного плана усовершенствования проектной деятельности.

На этой стадии планируется определение последовательности, инициация и реализация проекта построения КСУП. К завершению первой фазы в соответствии со «Стратегией упорядочения проектной деятельности» в Администрации необходимо:

• разработать Методологию управления проектами, включающую четкое определение ролей и разграничение функций, полномочий и ответственности участников проектной деятельности, шаблоны проектной документации, четкую регламентацию процессов управления проектами;
• обеспечить автоматизацию процессов управления проектами, описанных в Методологии, посредством инсталляции и настройки ИСУП;
• сформировать Проектный комитет, занимающийся трансляцией стратегических целей Администрации в проектную деятельность, и Проектный офис, осуществляющий организационную поддержку проектной деятельности;
• обучить команды проектов, участвующие в опытной эксплуатации КСУП;
• успешно завершить пилотные проекты, задачей которых является проверка внедряемых принципов организации проектной деятельности на практике.

2. Реализация первоочередных мероприятий по развертыванию КСУП (краткосрочных целей в областях УП, требующих безотлагательного вмешательства).

На данной стадии предполагается полномасштабное развертывание КСУП в подразделениях, составляющих пилотную область — Департаменте ИРиИТ и  ЦИТ.

3. Реализация долгосрочных целей развития управления проектами в соответствии с разработанным планом.

Среди основных задач третьей фазы выделяются:

• расширение области использования КСУП на всю проектную деятельность Администрации;
• планомерное  усовершенствование процессов управление и более тесная их интеграция с  бизнес-процессами операционной  деятельности Администрации;
• полномасштабное внедрение процессов портфельного управления, определенных в Методологии УП, на весь портфель проектов, обеспечивающих достижение стратегических целей Администрации.

4. Дальнейшее развитие КСУП.

Неотъемлемой частью стратегического плана усовершенствования  проектной деятельности должно являться постоянное развитие процессов управления проектами и оптимизация проектной деятельности. На четвертой фазе особое внимание предполагается уделить процессам портфельного управления.

В итоге на повсеместное внедрение КСУП потребуется не менее 3-5 лет, при этом проект внедрения должен постоянно поддерживаться высшим руководством Администрации. Созданная консультантами PM Expert «Стратегия упорядочения проектной деятельности»  позволит Администрации г.Братска планомерно реализовывать рекомендованные шаги для поступательного улучшения проектной деятельности.

Повышение эффективности проектной  деятельности государственных и муниципальных органов власти является важной задачей, поскольку грамотное управление — один из самых значимых факторов успешной реализации проектов, в том числе государственного уровня. Государственные и национальные проекты, реализуемые в регионах,  оказывают непосредственное влияние на жизнь населения, развитие и модернизацию страны.

С помощью компании PM Expert Администрация г. Братска реализовала конкретные шаги по повышению эффективности управления проектами в рамках исполнения программ реформирования — комплексных мероприятий по развитию муниципального управления, городского хозяйства и финансовой системы.