Как выбрать прикладное ПО: взгляд профессионала

В условиях динамичного развития ИТ задача выбора нового прикладного ПО стала типовой для многих предприятий. Часто вопросы "как найти на рынке необходимые профильные приложения?" и "как выбрать из них лучшее?" остаются нерешенными. "Делойт" предлагает свой подход, выработанный по результатам десятков полномасштабных тендеров.

Чаще всего сложная и многоплановая задача выбора ПО поручается специалистам, чью работу предприятие и планирует автоматизировать. Считается, что они сами разберутся, какая программа им лучше всего подходит. Достаточно популярен и другой подход, когда новые приложения поручается выбирать программистам, исходя из того, что они лучше всех разбираются в программах.

В любом случае в самом начале пути необходимо определиться с общим направлением развития системы (ИС) предприятия. Существует всего три классических варианта построения/развития ИС. Это, во-первых, развитие уже имеющихся приложений (Custom Development), во-вторых, интеграция лучших в своем классе тиражных приложений (Best of Breed), и в-третьих, построение ИС на базе тиражной интегрированной ERP-системы.

Принципом классификации, разграничивающим эти варианты, является разработчик бизнес-приложений. В первом случае разработчиком может быть и само предприятие, автоматизирующее свои бизнес-процессы с помощью программного обеспечения собственной же разработки. Во втором случае разработчиков бизнес-приложений, по меньшей мере, несколько, все они внешние, их приложения являются лидерами или брендами в своих классах. В третьем случае, разработчик ключевого набора бизнес-приложений.

При выборе из этих трёх вариантов своего пути информационного развития главным критерием является оценка возможности интеграции корпоративных приложений для создания единого информационного пространства предприятия. С точки зрения интеграции приложений, лучшим вариантом теоретически является выбор ERP-системы, бизнес-приложения (модули) которой тесно интегрированы. На деле ERP-система обеспечивает не более 40-50% необходимой для поддержки бизнеса функциональности. Поэтому выбранную ERP­систему придётся интегрировать не только с унаследованными (legacy) приложениями, но и со специализированными тиражными приложениями других производителей, с помощью которых рано или поздно её функциональность придётся расширять. Можно выделить два основных типа таких приложений: к первому типу относятся приложения, выходящие за пределы ограниченной функциональности ERP-систем, ко второму — лучшие в своём классе бизнес-приложения, заведомо превосходящие соответствующие модули ERP-систем по соотношению "цена/качество". Поэтому подход "Делойт" к выбору нового программного обеспечения, выработанный по результатам проведения десятков полномасштабных тендеров и ориентированный на выбор любых тиражных бизнес-приложений, для вариантов 2 и 3 принципиально не отличается.

Кому выбирать

Для выбора нового бизнес-приложения (в том числе ERP-системы) нужно пошаговое решение следующего комплекса задач. Во-первых, формирование функциональных и технических требований к бизнес-приложению. Во-вторых, анализ рынка профильных приложений и определение перечня участников тендера. В-третьих, разработка критериев выбора приложения и партнёра по его внедрению. В-четвертых, подготовка конкурсной (тендерной) документации и в-пятых, проведение конкурса.

Решение этих задач целесообразно после подписания соответствующего распоряжения возложить на (проектную) рабочую группу во главе с заказчиком (как правило, владельцем бизнес-процесса, или руководителем автоматизируемого функционального подразделения), состоящую из представителей всех вовлечённых в процесс подразделений предприятия (пользователей, которые будут работать с бизнес-приложением; ИТ-специалистов, которые будут его поддерживать; бизнес-аналитиков; внутренних контролёров; юристов; финансистов; сотрудников отдела безопасности и т.д.), а также независимых консультантов (если это возможно).

В распоряжении должны быть также указаны цель и основные задачи рабочей группы, сроки её работы, куратор от руководства предприятия, конкретные формы отчётности и лица, ответственные за их предоставление. Кроме того, выбор требует больших затрат времени и энергии, для его успеха необходимо назначить сотрудника, отвечающего за эту работу. Это должен быть работающий на полную ставку менеджер, который осуществляет повседневное руководство работами, взаимодействует с консультантами и участниками тендера в качестве ответственного секретаря конкурсной комиссии предприятия.

Требования к ПО

Сформировать функциональные и технические требования к бизнес-приложению — значит формально определить, что оно должно делать и что предприятие ожидает от его внедрения. Здесь необходимы глубокие знания в области бизнеса, для информационной поддержки и повышения эффективности которого выбирается бизнес-приложение. Функциональные требования должны представлять собой ясный систематизированный список, в который включаются только реальные и стабильные потребности предприятия, т.е. то, что необходимо, и ничего более.

Технические требования должны отражать ограничения, связанные с уже существующей инфраструктурой предприятия и её дальнейшим развитием (это может исключить возможность использования части приложений). В частности, основные разделы технических требований включают: поддержку корпоративных стандартов (в первую очередь, операционных систем и СУБД); масштабируемость (обеспечение комфортной одновременной работы необходимого числа пользователей); интеграцию с уже существующими приложениями (например для передачи документов или для синхронизации справочников приложения с мастер-справочниками); информационную безопасность (возможность аутентификации пользователей и протоколирования их действий, управление разграничением прав доступа и полнотой выполнения функций и пр.); управляемость (наличие средств администрирования приложения; контроля и настройки его производительности; обнаружения, диагностики и устранения сбоев и пр.); сервис (время работы телефонной "горячей линии", скорость выезда к клиенту, возможность предоставления сервиса удалённым подразделениям предприятия и пр.); наличие удалённого доступа к приложению (возможность полнофункциональной работы с ним через web-браузер) и т.п.

Важнейшие из технических требований могут быть (дополнительно) включены в критерии выбора приложения.

Игровое поле

Задача определения перечня участников конкурса объединена с задачей анализа рынка профильных приложений не только в целях экономии времени на проведение тендера. Дело в том, что нельзя ограничиваться только сравнением одного приложения с другим. Нужно сразу думать о том, кто эти приложения будет внедрять на предприятии, какую компанию реально можно привлечь к участию в тендере. Для этого нужно собирать информацию о законченных внедрениях (и не только успешных), чтобы, по меньшей мере, знать авторитетных игроков в своей вертикальной отрасли и уверенно отличать новичков от лидеров рынка.

Рабочей группой должна быть собрана и проанализирована информация обо всех профильных бизнес-приложениях, представленных на российском рынке и компаниях, предоставляющих услуги по их внедрению. Для этого можно использовать публикации в специализированных (отраслевых и ИТ) изданиях, на web-сайтах и в других доступных источниках; посещать тематические выставки и семинары; беседовать с экспертами рынка, заказчиками бизнес-приложений, представителями компаний-производителей и их партнёров, продвигающих подобные приложения на рынке.

Сбор по-настоящему нужной информации зачастую осложняет безудержный поток бумажной и электронной рекламы, а также буквально осаждающие менеджеры по продажам как хорошо известных, так и вовсе неизвестных компаний, утверждающие, что именно их товар — как раз то, что нужно предприятию. В таких условиях, чтобы минимизировать риски, полезно обратиться к авторитетным рейтингам ПО, ведущимся независимыми зарубежными исследовательскими компаниями (это лучший вариант).

Первопроходцы проигрывают

Допустим, рабочей группой выбрано новейшее бизнес-приложение, отвечающее большинству функциональных требований предприятия. Это плюс, но плюс только один. Минусов в этом случае обычно гораздо больше: приложение ещё не локализовано; по нему нет учебных курсов; как у потенциального партнёра, так и у вендора отсутствует опыт его внедрения; нет специалистов по его внедрению. Это типичная ситуация, которая, в лучшем случае, ведёт к разнообразным и многочисленным ошибкам, неоднократным переносам плановых сроков внедрения и непредсказуемым финансовым затратам, а в худшем случае, принятию решения о полном отказе от внедрения. При этом в любом случае, разобравшись с приложением и освоив ваши бизнес-процессы, партнёры незамедлительно направятся на аналогичные предприятия, на которых, не сомневайтесь, внедрение пройдет гораздо быстрее и дешевле.

Соответствие бизнес-приложения функциональным и техническим требованиям является только одним критерием правильного выбора — обязательным, но далеко не единственным. Существует целый ряд других факторов, речь о которых пойдет ниже.

Известность и стабильность производителя и бизнес-приложения. Фактически в этом критерии содержится два: во-первых, известность, во-вторых, стабильность. Ведь предстоит выбрать долговременного партнёра — производителя и его продукт, от которых вы будете зависеть на протяжении нескольких лет, поэтому важна не только их известность, но и стабильностью.

Для оценки известности и стабильности используются профессиональные рейтинги производителей, анализируется информация, собранная из разных источников. Необходимо оценить финансовое здоровье (доход, прибыль, рост) и положение производителя на рынке, который вы оцениваете.

Наличие продуктивных внедрений в России, завершенных не менее года назад. Не имеют таких внедрений приложения, недавно появившихся вообще или на российском рынке. Это означает, что не существует предприятий, на которых можно увидеть реальную отдачу от их внедрения, что может грозить рисками, описанными в начале данного раздела.

Наличие на российском рынке нескольких компаний, внедряющих приложение. Игнорирование этого критерия чревато риском попадания в зависимость от монополиста, который может не только произвольно устанавливать цены на свои услуги по внедрению и сопровождению бизнес-приложения, но и закрыть данное направление бизнеса, например, при появлении более прибыльного направления.

Масштабируемость приложения. Масштабируемыми, т.е. способными без ограничений поддерживать увеличение числа пользователей, объёма хранимых данных, скорости обработки данных и т.п., являются системы, базирующиеся на больших СУБД — Oracle или DB2. Приложения, которые базируются на других СУБД или жёстко привязаны к конкретным типам серверов, имеют, как правило, ограниченную масштабируемость. Например, типичное внедрение для ERP-систем Navision, Solagem или Scala — от 5 до 30 пользователей.

Многоплатформенность приложения. Этот критерий перекликается с критерием N3: и в том, и в другом случаях речь идет об опасности попасть в зависимость от монополиста. Однако если критерий N3 оберегает от монопольного внедренца приложения, то данный критерий — от монопольных производителей СУБД, операционных систем и аппаратных платформ.

Уровень и качество локализации приложения. Этому критерию, обязательному в случае массового использования приложения на предприятии, в наибольшей степени соответствуют приложения, имеющие не только готовый русскоязычный интерфейс, но и русскоязычную поддержку, документацию, справочники, которые должны учитывающие российскую специфику (например учётную) и т.п. Последним могут похвастаться только западные производители, имеющие в России сотрудников или представителей, отслеживающих все изменения российского законодательства — так же, как это делает, например, фирма 1С, которая, как и другие отечественные производители, получает в этом аспекте наивысшую оценку.

Гибкость приложения, возможность адаптации к требованиям заказчика. Открытыми для доработки можно считать приложения, имеющие соответствующие инструментальные средства. Часть приложений относится к параметрическим, в которых логика жёстко зафиксирована и никакие доработки которых невозможны.

Наличие у партнёра опыта проведения аналогичных внедрений.

Наличие у партнёра достаточного количества специалистов-консультантов, уровень их квалификации и гарантии участия во внедрении. Наличие у партнёра многих внедрений не гарантирует, что выполнившие их квалифицированные специалисты продолжают добросовестно трудиться на партнёра, они могут уйти к конкурентам или создать собственную компанию.

Что касается второй части критерия, т.е. контроля уровня квалификации специалистов и гарантий их реального участия в проекте, то эти условия необходимо поместить в тендерную документацию и обязательно отразить в договоре с победителем тендера.

Уровень, тип и количество учебных курсов, возможность дополнительного обучения. Здесь вне всякой конкуренции оказываются крупные компании, имеющие постоянно действующие, превосходно оснащенные учебные центры, проводящие многоуровневое обучение на самом высоком техническом и методическом уровне. Это ещё одно подтверждение тому, что при принятии решения о покупке всегда важны масштабы компании партнёра и производителя.

Соответствие возможностей приложения функциональным и техническим требованиям. Критерий  основан на оценке соответствия приложения множеству разработанных предприятием детальных функциональных и технических требований. Конкретное значение критерия определяется в соответствии с выбранной предприятием методикой, например, по двух-, трёх- или пятибалльной шкале (см. также раздел Подготовка конкурсной документации).

Сроки внедрения. Смысл этого критерия совершенно ясен. Однако не стоит сразу и безоговорочно отдавать предпочтение тому участнику тендера, который предложил минимальные по сравнению с другими сроки, а лучше ещё раз убедиться, что он имеет опыт аналогичных внедрений, что он правильно понял тендерную документацию и, наконец, что он не блефует для того, чтобы выиграть тендер (кстати, опытному консультанту последнее сразу становится очевидным).

Финансовые затраты. В финансовые затраты, кроме затрат на собственно программное обеспечение, т.е. стоимости лицензий, входят также затраты на его сопровождение (около 20-25% от стоимости лицензий ежегодно), на консалтинговые услуги по внедрению (такие затраты могут в несколько раз превышать стоимость лицензий), на интеграционные услуги, на обучение персонала и на приобретение необходимого аппаратного обеспечения.

В заключение необходимо ещё раз подчеркнуть, что рассмотренный набор критериев является базовым, т.е. может быть модифицирован в зависимости от специфики, как предприятия, так и выбираемого им приложения.

Конкурсная документация

Конкурсная (тендерная) документация должна содержать требования не только к целевому бизнес-приложению, но и к потенциальному партнёру по его внедрению, а также информацию о самом предприятии, нужную участникам тендера для определения сроков внедрения, его стоимости, необходимых ресурсов и т.д. В конкурсную документацию должны быть включены все вопросы для участников конкурса, по ответам на которые конкурсная комиссия может определить значения каждого из заранее утверждённых критериев выбора.

Справочная информация о предприятии должна содержать полное наименование предприятия, его юридический адрес, год образования, назначение, основные направления и основные показатели деятельности, ссылки на WEB-сайты с дополнительной информацией; краткое описание существующей ИС (архитектура; основные бизнес-приложения; системно-технические средства; средства телекоммуникаций; проекты, связанные с выбираемым приложением и пр.); информацию об автоматизируемых бизнес-процессах и/или подразделениях.

Целесообразно также запросить у участника тендера проект договора на поставку бизнес-приложения и оказание консультационных услуг по его внедрению, а также информацию по организации оперативной поддержки и сопровождения приложения.

В ходе тендера обычно выделяются несколько базовых этапов. В первую очередь - рассылка приглашений на участие в тендере. Затем следует рассылка тендерной документации. Через некоторое время производится анализ коммерческих предложений участников. Потом организовывается проведение презентаций и референсных визитов, за которыми следуют рабочие переговоры. По итогам определяется победитель тендера, с которым заключается договор.

Сергей Ровный