|
Принципы выбора системы электронного документооборота
Инфраструктура современного предприятия состоит из множества взаимосвязанных подсистем, которые в совокупности предъявляют многочисленные требования к системе электронного документооборота. Именно поэтому проектирование СЭД целесообразно начинать с анализа организационной структуры предприятия, направленности и прозрачности информационных потоков, принципов отчетности. Важным является разработать систему, которая позволяла бы отслеживать все стадии жизненного цикла документа, сформировать маршрут его движения с ведением протоколов действий пользователя и определением прав доступа к документу. Второй обязательной составляющей является внутренний аудит информационной системы в целом, анализ совместимости параметров СЭД с приложениями, оборудованием и программным обеспечением, используемым в архитектуре информационной системы предприятия. Первым и наиболее важным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством. Важным критерием является также возможность резервного копирования и хранения документов. Кроме того, большое значение имеет простота администрирования системы. Наверняка по мере роста организации система будет расширяться, что порождает ряд требований к возможностям масштабирования, обновления и введения в систему новых функций. Вместе с тем, СЭД должна быть совместима со всеми необходимыми приложениями, программным обеспечением и оборудованием на основе разных платформ. Важным требованием в последнее время стали возможности взаимодействия СЭД с электронной почтой, MS Exchange, системами внутрикорпоративного обмена информацией. СЭД также должна генерировать отчеты произвольной конфигурации, экспортировать и импортировать данные в текстовые редакторы, электронные таблицы и базы данных. СЭД предназначены не только для автоматизации внутренних документов компании. Значимая роль принадлежит возможностям перевода в электронный формат «входящих», внешних документов. Эта тенденция приобретает все большее значение из-за развития такой формы функционирования предприятий, как управление цепочками поставок (Supply Chain Management, SCM), а также ввиду принятия во многих странах государственных стандартов электронной отчетности, например, налоговой. Кроме того, документы передвигаются внутри организационной системы в определенных направлениях, что порождает такой важный критерий, как настройка маршрута движения документа и контроль сроков. Документы часто бывают важны не сами по себе, а в совокупности с другими документами, что делает необходимым контроль движения связанных пакетов, процессов их обработки, актуализации и дополнения. Следует отметить также часто возникающую необходимость поиска по контенту или реквизиту нужного документа в системе или в архиве, формирования истории каждого документа: происхождения, инстанций обработки, хранения или утилизации и т.д. Данное требование относится не только к отдельным документам корпоративной отчетности, но и к деловой переписке, записям совещаний, планерок, форумов и конференций. Естественно, важным требованием является наличие стандартных и произвольных форм отчетности, ведение внутренней статистики. Кроме того, исследователи AMR Research отмечают важность наличия интерфейса и документации на русском языке, а также возможностей поиска и индексирования в соответствии с правилами русского языка. Что выбирать? На российском рынке представлены сегодня всего три западных поставщика СЭД. Причиной этого является низкий спрос на комплексные системы автоматизации документооборота. Гораздо большую популярность имеют специальные разработки по автоматизации определенных функций, бизнес-процессов или отдельных подразделений предприятия. Со стороны отечественных участников предложения СЭД на российском рынке можно выделить несколько наиболее значимых тенденций. Интересным является факт, что многие существующие российские разработки СЭД первоначально создавались как системы автоматизации делопроизводства советских предприятий. Спрос, предъявляемый рынком, стимулирует изменения старых систем, введение в них новых параметров и функций. Примером такого продукта является система «ДЕЛО» компании «ЭОС». Кроме того, четко просматривается тенденция повышения комплексности функций систем электронного документооборота, бурно развивается предложение универсальных систем. По мнению аналитиков РБК, именно универсальным системам принадлежит будущее, при условии сохранения наметившейся тенденции снижения цены таких решений. Другой важной тенденцией является повышение специализации систем, например, развитие отраслевой специфики, разработка приложений, ориентированных на использование в отдельных секторах экономики.
В первой группе на российском рынке представлено, как уже поминалось, только три западные системы (среды разработок): Documentum, DOCS Open/DOCSFusion и Lotus Domino.Doc. При этом на данный момент только Documentum и DOCS Open/DOCSFusion активно продвигаются в России. На долю этих решений приходится наибольший процент внедрений, в том числе, и комплексных. Так, в планах Documentum сегодня значится завоевание 20% всего рынка, под которым компания подразумевает практически все решения для крупного бизнеса. DOCSFusion и DOCS Open также претендуют на лидирующие позиции. В последнее время на российском рынке успешно дебютировала система Directum, корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием. Решение поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство довольно органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, Directum позволяет проводить организацию и контроль основных деловых процессов в системе: согласование документов, обработки сложных заказов, подготовки и проведение совещаний, поддержки цикла продаж и других процессов взаимодействия. Планы компании по завоеванию российского рынка весьма амбициозны. Остальные западные системы пока мало знакомы в России — так, Filenet здесь практически не представлен, а поставщик Opentext вообще не имеет пока партнеров в России и не планирует сюда выходить. Ко второй группе эксперты относят такие решения, как CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»),
Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка. Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Западные системы пока занимают менее 10% российского рынка, и даже в случае активизации мировых игроков, вряд ли смогут рассчитывать более чем на Юлия Граванова / CNews Analytics |
Критерии выбора СЭД в общем можно разделить на две важнейших группы. Первая представляет собой совокупность организационных критериев работы систем, а вторая ориентирована на функциональные их особенности. Наиболее важным критерием для отечественных заказчиков считается соответствие СЭД стандартам и нормам российского делопроизводства.
