Пример решения: Создание крупнейшей в России корпоративной системы электронного документооборота — СЭД МТС

Заказчик

МТС — крупнейший оператор мобильной связи в России и странах СНГ, обслуживающий более 44 миллионов активных абонентов. Лицензионный портфель МТС и ее дочерних предприятий включает 87 регионов России, Украину, Белоруссию, Узбекистан и Туркменистан. Наличие региональной сети национального масштаба, динамичное развитие компании и постоянное расширение клиентской базы ужесточают требования к качеству оперативного управления. В целях совершенствования управленческих процессов, а также повышения качества внутрикорпоративного взаимодействия компания МТС приняла решение о внедрении распределенной системы электронного документооборота, позволяющей объединить в единое информационно-управленческое пространство все дочерние предприятия МТС и являющейся неотъемлемой частью современной управленческой культуры.

Руководство МТС расценивает данный проект как стратегически важный шаг в развитии ИТ-инфраструктуры компании. «Основная цель внедрения СЭД МТС — это обеспечение сквозного процесса обработки информации (документов) в масштабе компании и объединение сложной территориально распределенной структуры в единое информационное пространство в части документооборота. Система должна обеспечить ускорение информационных потоков в МТС, прозрачность управления, повысить эффективность взаимодействия с внешними подразделениями, поставщиками и потребителями», — прокомментировал задачи и цели внедрения СЭД МТС  Константин Клинов, руководитель проекта со стороны МТС.

Ход проекта

Проект стартовал в феврале 2004 года. Исполнителем была выбрана компания АйТи, а в качестве основы корпоративной СЭД — программный комплекс БОСС-Референт (собственная разработка АйТи на платформе IBM Lotus Notes/Domino), который — после тщательного обследования бизнес-процессов — был максимально адаптирован под текущие и перспективные задачи МТС в области документационного обеспечения управления.

Уже в ноябре 2004 года СЭД была внедрена и передана в опытно-промышленную эксплуатацию в Центральном аппарате МТС в Москве, а также в офисах компании в Московском и Центральном макрорегионах (порядка 1 800 рабочих мест). Тогда же специалисты АйТи приступили к пилотному внедрению системы на дочерних предприятиях МТС в Самаре, Краснодаре и Санкт-Петербурге.

С 2005 года компанией АйТи ведутся работы по тиражированию системы на все дочерние предприятия МТС в регионах. На сегодняшний день система запущена в офисах компании в Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре, Самаре, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Екатеринбурге, Владивостоке и ряде других городов. К 2006 году планируется завершить внедрение системы в Республике Узбекистан. В общей сложности до конца 2005 года СЭД будет запущена более чем в 70 городах России. Согласно плану развития проекта общее число рабочих мест СЭД МТС превысит 10 тысяч. Генеральная лицензия системы БОСС-Референт , приобретенная МТС, дает возможность в дальнейшем неограниченно увеличивать число пользователей. 

«Внедрение системы электронного документооборота такого масштаба — задача нетривиальная для любой ИТ-компании. Необходимо обеспечить не только оперативное и качественное развертывание системы одновременно в нескольких регионах, но и своевременное обучение пользователей. Для обеспечения оперативного развертывания системы в регионах мы сформировали 6 внедренческих бригад (с привлечением ресурсов региональных офисов АйТи), в состав которых помимо аналитиков и внедренцев входят также преподаватели. Таким образом, параллельно с внедрением системы происходит обучение пользователей и ИТ-специалистов на местах, что позволяет максимально ускорить запуск системы в эксплуатацию», — отметил Антон Гончаренко, руководитель направления «БОСС-Референт» компании АйТи. 

Результаты

В целом функциональные возможности СЭД МТС охватывают все ключевые процессы компании в области документационного обеспечения управления: обработку входящей/исходящей документации; работу с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения и пр.),  служебными записками и поручениями, включая согласование и подписание документов, а также  контроль исполнительской дисциплины; ведение единых корпоративных справочников (организационная структура компании, информация о сотрудниках и пр.) и т.д. Система работает в распределенном режиме, обеспечивая таким образом оперативность согласования документов и принятия резолюций независимо от удаленности офисов друг от друга.

Кроме того, в СЭД МТС реализована возможность архивирования документов в распределенной среде. Иными словами, при архивировании документа на одной из площадок (например, в Нижнем Новгороде) автоматически происходит архивирование копий данного документа на всех площадках, где эти копии существуют (например, в  Москве, Самаре и Краснодаре).

Также в рамках проекта была произведена интеграция функционала СЭД с корпоративным порталом компании (Oracle, IBM Web Sphere), что позволяет автоматически публиковать на портале различные приказы, распоряжения и пр. В московских офисах МТС была произведена интеграция СЭД с единой сервисной службой поддержки пользователей, реализованной на платформе HP OpenView Service Desk. Связь между двумя системами осуществляется в режиме реального времени.

В целях оптимизации и упрощения администрирования СЭД, работающей с большим числом распределенных серверов,  в систему был встроен ряд специальных сервисов для администраторов СЭД.

В настоящее время ведутся работы по реализации в системе функций встраивания и проверки электронной цифровой подписи, а также работы по совершенствованию механизмов маршрутизации и территориально распределенного согласования типизированных документов.

Все работы по внедрению и сопровождению системы выполняются специалистами компании Аплана (группа компаний АйТи). Для решения задач консультационной поддержки пользователей и администраторов СЭД и диагностики проблем первого уровня «на местах» в региональных офисах МТС работают выделенные сотрудники компании Аплана.