|
Пример решения: MyPrimaveraИнформационная корпоративная система управления проектами должна обеспечивать каждого участника проекта программными модулями, помогающими решать поставленные перед ним задачи. Программный продукт MyPrimavera, построенный на современных web-технологиях, обладает всеми необходимыми возможностями для контроля и анализа данных по портфелям проектов, разработке и актуализации графиков, отслеживанию процессов инициации и изменения проектов, управлению документооборотом и т.д. В нем реализованы требования PMI (Project Management Institute) и стандартов ISO. MyPrimavera может быть настроена под персональные потребности каждого пользователя. Среда взаимодействия участников проектов Участники проектов - это люди, подразделения, организации. Они могут быть связаны между собой договорными отношениями или только технологией выполнения работ проекта, находиться в соседних комнатах или на расстоянии многих тысяч километров. Все это не является препятствием для MyPrimavera в том, чтобы своевременно обеспечивать участников проектов всей необходимой им информацией. В рамках MyPrimavera эту задачу решает Среда взаимодействия (Collaboration). Работая в этой Среде, участники проектов получают информацию по проектам, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли — исполнителя, ответственного или руководителя. Каждый из участников может быть уверен, что тот вклад, который он вносит в общее дело управления проектами, не останется незамеченным и информация обязательно будет получена тем, кому она предназначена.
Управление портфелями проектов Специальный модуль Portfolio Manager в составе MyPrimavera обеспечивает работу руководителей проектов и компаний. Он позволяет получать полную картину по ведущимся проектам, формировать портфели проектов, оценивать риски. Показатели выполнения Для обобщенного анализа состояния проектов в MyPrimavera предусмотрена возможность выбирать и настраивать показатели выполнения. Они выглядят как заметные цветовые индикаторы («светофоры») и дают возможность одним взглядом оценить состояние реализуемых программ, портфелей и, наконец, проектов. При этом цифры или индикаторы на экране могут быть последовательно уточнены до любого имеющегося в базе данных уровня детализации. Руководители, в случае необходимости, могут установить причины возникших отклонений прямо со своего рабочего места или с любого удаленного WEB терминала, и, следовательно - доверять предоставляемым данным по проектам.
Извещения Извещения — инструмент, предназначенный для оповещения участников проектов о произошедших событиях: возникновении отклонений или согласовании документа, появлении нового риска или подключении к проекту нового участника. Извещения могут быть получены пользователями как непосредственно в MyPrimavera, так и по электронной почте. Риски В Primavera можно учитывать риски влияния событий на проект или его части в тот или иной момент времени. Руководство проектом может заранее учесть эти события и принять меры к уменьшению их влияния. Управление проектами Инструментарий Для управления проектами MyPrimavera предоставляет полный набор инструментов. Пользователь может создать проект «с нуля» или на основе существующей методологии, сформировать структуру декомпозиции работ (WBS) и сами работы, назначить на них ресурсы или роли, рассчитать затраты. Перечень работ может быть сформирован вручную или автоматизировано — путем импорта данных из электронных таблиц. MyPrimavera позволяет применить фактические данные и рассчитать расписание проектов, автоматически уведомить ресурсы об их назначении на работы, работать с документами по проекту.
Интерфейс Primavera дает возможность пользователям не переключаться между экранами разных программных продуктов. Каждый участник проекта имеет возможность настроить рабочее окружение в MyPrimavera в соответствии со своей ролью, предпочтениям, правами доступа и вывести на экран только ту информацию, с которой он работает. Это может быть понедельный перечень выполняющихся и планируемых работ или список вех, критические работы или находящиеся в работе документы. В рабочем окружении проекта пользователь может вывести информацию о ролях, требующих назначения ресурсов, или перезагруженных ресурсах. У него есть возможность отображать календарно-сетевой график как в виде диаграммы Гантта, так и в виде иерархических или линейных списков работ, сгруппированных по различным критериям. Загрузка ресурсов и ролей, затраты по проекту также могут быть визуализированы в виде диаграмм или таблиц, масштабируемых по времени.
Управление ресурсами В составе MyPrimavera выделен специальный модуль для управления ресурсами. Он предназначен для руководителей функциональных подразделений, действующих в рамках матричной структуры управления. Процесс взаимодействия руководителя проекта с руководителем подразделения в случае использования MyPrimavera прост. Руководитель проекта назначает на работы в графике роли (специальности), необходимые для их выполнения. Руководитель подразделения, отвечающий за ресурсы требуемых специальностей, оценивает их загрузку и назначает на работы по различным проектам. Как ресурсы, так и роли могут быть сведены во временные или постоянные команды, что позволяет руководителям оперировать более крупными организационными единицами.
Collaboration — Взаимодействие и сотрудничество Модуль Collaboration, входящий в состав MyPrimavera, дает системе управления проектами целый ряд дополнительных возможностей. Он позволяет управлять процессами инициации и изменения проектов, обеспечивает документооборот по проектам, а также обладает функциональностью web-портала. Процессы инициации и изменения проектов Сейчас компании начинают уделять все больше внимания именно контролю процессов инициации проектов. В них часто задействовано большое количество участников с четко разграниченными функциями — руководитель проекта отвечает за сроки и технологию, финансисты — за бюджет проекта, а руководство компании — за место проекта в текущем портфеле проектов. Поэтому по мере прохождения различных этапов процесса инициации, проект «обрастает» все новыми данными, и на выходе получается уже готовым и согласованным со всеми заинтересованнымиподразделениями компании. Очень часто для изменения содержания, сроков, стоимости проекта не достаточно решения только руководителя проекта. В этом случае ему также поможет MyPrimavera, поскольку позволит проконтролировать ход согласования требуемых изменений и своевременно оповестить каждого участника проекта о требуемых от него действиях.
Документооборот по проектам Проект сопровождается большим количеством документов, отражающих его техническую, финансовую и прочие стороны. Каждый документ может храниться и индексироваться в базе данных Primavera. Это позволяет отслеживать историю его изменений, версии, авторов, даты, категории, статус, изъятие/возврат из базы данных (
Форумы Форумы (дискуссии/электронные доски) дают возможность одновременно обсуждать какую-либо тему нескольким участникам проекта. Это удобно, поскольку информация не теряется, все участники беседы одновременно в курсе происходящего, а самое главное — вся дискуссия сохраняется и в любой момент может быть «поднята на поверхность». Поскольку форумы связываются с событиями или составляющими проекта, они могут служить основанием для принятия решений по изменениям в проектах.
Связь с офисными системами MyPrimavera взаимодействует с офисными системами электронной почты или учета рабочего времени. Из интерфейса MyPrimavera пользователь может перейти в свой табель (Progress Reporter) или утвердить представленные табели исполнителей. Наличие стандартной интеграции с Microsoft Exchange (Outlook) позволяет собирать затраты рабочего времени участников проектов на внепроектную (функциональную) деятельность, и тем самым, более точно прогнозировать длительность проектов. Primavera Project Planner Professional (P4)Программный продукт P4 предназначен для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь он предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, Одновременная работа нескольких пользователей с группами проектов Primavera, как профессиональное масштабируемое программное решение, поддерживает практически любую процедуру коллективной работы с графиками, от самой демократичной до предельно строгой. Несколько пользователей имеют возможность одновременно работать с данными как одного, так и многих проектов в соответствии со своими правами доступа, и текущими задачами. Удобство и персонификация настроек Primavera достигается за счет использования общих для проектов иерархических структур и гибко настраиваемой системы прав доступа в сочетании с возможностями единой базы данных. Структура проектов и структура ответственных
Структура проектов (EPS) позволяет описать направления деятельности и уровни управления компании любого масштаба. Каждый проект получает свое место в этой структуре. С ее помощью собираются затраты, формируются планы финансирования и распределяются бюджеты. Взаимное соответствие между структурой EPS и структурой ответственных (OBS) закрепляет персональную ответственность исполнителей. Структура OBS, составленная с учетом штатного расписания и существующих бизнес-процессов компании, исключает коллективную безответственность и позволяет минимизировать сроки принятия управленческих решений. Права доступа Коллективная работа в проектах регламентируется в Primavera заданием прав доступа, которые определяют уровень доступа пользователей, как к функционалу системы, так и к самим данным проектов. Доступ распределяется в соответствии с OBS. Это позволяет пользователю иметь разные права доступа в различных проектах или их частях. Составляющие проекта Для детального описания содержания проектов, технологии выполнения проектных работ, а также для управления и контроля процессов их реализации, Primavera использует все принятые в управлении проектами понятия: структуру декомпозиции работ, работы, ресурсы, роли, бюджет, затраты, документы, риски, извещения и многие другие. Структура декомпозиции работ Структура декомпозиции работ (WBS) предназначена для описания содержания проекта, отражает дерево целей проекта и определяет его окончательные и промежуточные результаты. С ее помощью определяются процедуры управления каждым проектом. Типизация структур декомпозиции работ позволяет наладить управление всеми проектами компании по единым правилам, что является основой для разработки корпоративного стандарта.
Работы Работы описывают процесс достижения результатов проекта. Каждая работа в графике находится на определенном уровне WBS и характеризуется типом длительности и процента выполнения, календарем, зависимостями с другими работами. Работы разных проектов также могут быть связаны между собой. Все это позволяет моделировать в календарно-сетевом графике практически любую ситуацию. Работы могут быть разделены на шаги — элементарные действия, имеющие приоритеты и процент выполнения. Благодаря ним есть дополнительная возможность стандартизировать процедуры оценки деятельности.
Ресурсы: люди, машины и механизмы, материалы Primavera позволяет планировать одновременное использование ресурсов компании во многих проектах благодаря единой иерархической структуре ресурсов (пулу ресурсов). Ресурсы делятся на три основных типа — трудовые (люди), нетрудовые (машины и механизмы, оборудование) и материалы/физические объемы. Каждый ресурс может работать по собственному календарю, использовать несколько расценок, а также иметь разные специальности. На работу графика может быть назначено любое количество ресурсов. Их специализация и квалификация описывается с помощью структуры ролей. Назначение ролей на работы графика упрощает процесс планирования на ранних стадиях. Увязка поставок со сроками выполнения работ обеспечивается с помощью дополнительных программных модулей.
Бюджет и затраты Финансовая составляющая проектов в Primavera может быть представлена как затратами, так и бюджетом. Бюджет в Primavera — фиксация финансовых ограничений проекта. Он распределяется по уровням структуры EPS/WBS. Затраты по проекту могут складываться как из стоимости назначенных ресурсов, так и из фиксированных затрат по работам. Все зать расширена дополнительными программными модулями, решающими задачи формирования планов капитальных вложений, планов финансирования, ведения договоров и актов выполненных работ, интеграции с бухгалтерскими системами и т.д.
Документы Проект сопровождается большим количеством документов, отражающих его техническую, финансовую и прочие стороны. Документы по проекту могут быть связаны с событиями или составляющими проекта, предшествовать началу работ или являться результатами их выполнения. Primavera позволяет отслеживать авторство, версионность, историю изменений, текущий статус и многие другие параметры документов. Дополнительный модуль Primavera Collaboration обеспечивает функциональность документооборота по проекту, включая хранение документов в базе данных и процессы их согласования.
Риски В Primavera можно учитывать риски влияния событий на проект или его части в тот или иной момент времени. Руководство проектом может заранее учесть эти события и с помощью специального инструмента оценить изменения длительности, стоимости, ресурсоемкости проекта, вызванные их влиянием. Методы и средства управления проектами Расчет расписания и выравнивание ресурсов Primavera позволяет автоматически рассчитывать расписание проектов и определять резервы времени работ по ранним и поздним датам начала и окончания. Механизм автоматизированного выравнивания ресурсов по задаваемым критериям дает возможность моделированизм автоматизированного выравнивания ресурсов по задаваемым критериям дает возможность моделировать варианты загрузки ресурсов как в одном, так и во многих проектах одновременно. Целевые планы Для фиксации плановых и фактических значений, а также различных вариантов развития проектов Primavera позволяет создавать и хранить необходимое количество целевых (базовых) планов различных типов. Путем их сравнения с текущим графиком или между собой осуществляется оценка выполнения проекта и выбор наилучшего варианта. Методика освоенного объема Primavera предоставляет руководству проекта возможность в полной мере использовать методику освоенного объема. С ее помощью можно спрогнозировать состояние проекта в будущие периоды времени с использованием оптимистической, пессимистической и других моделей оценки. В P4 подлежат настройке методы расчета процента выполнения (по работам, 0/100, 50/50, экспертный и т.д.) и расчета оценки до завершения (ETC). Существует возможность настраивать эти параметры для каждого уровня WBS индивидуально.
Показатели и извещения Для отслеживания отклонений текущих значений параметров проектов от заданных используется механизм показателей. Показатели позволяют руководителю проекта иметь точную карту «болевых точек» проекта. Участники проекта, ответственные за отклонения того или иного параметра, автоматически получат извещения об этих отклонениях. База методологий Для сокращения издержек и уменьшения количества ошибок при разработке графиков новых проектов Primavera позволяет использовать готовые типовые решения. Эти решения находятся в специальной базе знаний в виде фрагментов графиков, содержащих минимальные и максимальные оценки по продолжительности, затратам ресурсов и стоимости работ. Специальный встроенный мастер поможет собрать новый проект из готовых блоков, максимально точно приближенных к его индивидуальным потребностям. Интерфейс Интерфейс P4 позволяет максимально быстро получать доступ к необходимой информации в требуемом представлении. На одномэкране могут быть выведены таблица работ, диаграмма Гантта, Настраиваемые многоуровневые фильтры помогут отобразить нужную в данный момент информацию. Все подготовленные экранные формы представления информации могут быть сохранены для последующего использования другими пользователями P4 или опубликованы на web-сайте. Мощный встроенный генератор отчетов позволяет легко создавать отчеты презентационного качества требуемой формы на основании проектных данных.
|
