Обзор подготовлен при поддержке

Создание электронного Архива Президента РФ открытого доступа

«Мы стремимся к тому, чтобы информация была доступна в любое время и в любой точке. Хорошо понимаем необходимость внедрения информационных технологий в производство, в сферу услуг, в управление, культуру, науку и образование».

В. В. Путин,
из выступления на открытии первого Всемирного конгресса информационных агентств,
г. Москва, сентябрь 2004 г.

О заказчике

Генеральный заказчик проекта «Электронный Архив Президента РФ открытого доступа» — министерство экономического развития и торговли РФ как координатор ФЦП «Электронная Россия» и организатор конкурсов по реализации мероприятий программы. Конкурс на получение государственного контракта по созданию электронного Архива Президента РФ выиграла корпорация «Электронный Архив».

Проект разрабатывался в интересах заказчика — Администрации Президента РФ.

Одним из самых крупных подразделений Администрации является Управление информационного и документационного обеспечения. Объем информации, с которым имеют дело сотрудники Управления, очень велик, поэтому одним из основных условий его успешной деятельности, как и Администрации в целом, является долгосрочное хранение в электронном виде документов архива и обеспечение оперативного доступа к ним.

Задачи проекта

Одними из основных принципов ФЦП «Электронная Россия» являются обеспечение открытости в деятельности органов государственной власти, а также разработка и внедрение стандартных решений автоматизации деятельности органов государственной власти.

В интересах реализации этих основных принципов следовало разработать тиражируемое решение «Электронный архив открытого доступа» с обеспечением возможности доступа к нему граждан и организаций. Это решение будет отработано на документальном массиве Архива Президента РФ.

Для реализации проекта корпорации «Электронный Архив» необходимо решить следующие основные задачи:

• обеспечить ввод, обработку и хранение документов Архива Президента РФ в электронном виде;
• предоставить средства оперативного поиска необходимых документов в созданном электронном архиве;
• обеспечить максимально быстрое, качественное и полное получение информации по запросам и выдачу сведений о документах и/или их электронных образов.

Запросы формируют сотрудники Администрации Президента РФ, а также сторонние пользователи в рамках установленных для них полномочий.

Задачи проекта определили требования, которые предъявлялись к создаваемой системе:

1. Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа).
2. Ведение подробного протокола доступа к документам.
3. Избыточность архивации информации, достаточная для полного восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном или частичном разрушении программно-аппаратной части электронного архива.
4. Перенос всей вычислительной нагрузки на центральную архивную подсистему для обеспечения использования на клиентских местах стандартных компьютеров (с минимальными требованиями) и средств просмотра для доступа к архиву, в том числе удаленного (с использованием сети интернет).
5. Обеспечение защиты от несанкционированного доступа.

Кроме того, к проектируемой системе предъявлялись современные требования к эффективному управлению как хранением архивных данных, так и информационными ресурсами в целом.

Решение

Корпорация «Электронный Архив» предложила комплексное решение, включающее:

1. Создание программно-аппаратной среды электронного архива.
2. Создание электронного информационного ресурса Архива Президента РФ и наполнение его электронными образами реальных документов (ретроспективная конверсия уже существующего бумажного архива).

Структура и функции программно-аппаратного комплекса. Специалисты корпорации «Электронный Архив» разработали и развернули на территории Архива Президента РФ распределенный программно-аппаратный комплекс, который включает следующие подсистемы:

• подсистему хранилища данных;
• подсистему текущего ввода общедоступных документов из архива;
• подсистему интернет-доступа;
• подсистему локального доступа (из читального зала).

Организация программно-аппаратного комплекса

Центром системы является хранилище данных высокой готовности, которое обеспечивает надежное хранение информации на различных физических носителях (жесткие диски серверов, внешние RAID-массивы, архивные накопители на CD/DVD-дисках).

На аппаратной части комплекса функционирует программное обеспечение:

• документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН;
• брокер-сервер системы управления документами САПЕРИОН;
• сервер распознавания Fine Reader и сервер контекстного поиска Convera Retrieval Ware;
• в качестве СУБД используется Microsoft Windows SQL Server 2003 EE.

Документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН отвечает за всю работу, касающуюся управления хранением электронных копий документов (ЭКД), а именно:

• хранение информации на различных типах носителей;
• извлечение запрашиваемой информации из хранилищ;
• администрирование памяти для обеспечения быстрого доступа к документам;
• создание резервных копий и/или автоматическое зеркалирование информации.

Подсистема текущего ввода общедоступных документов предназначена для текущего пополнения информационного ресурса электронного архива. Участок ввода включает специализированные АРМ, на которых осуществляются:

• поточное сканирование разделяемых на отдельные листы документов;
• сканирование при помощи планетарного сканера документов, которые по тем или иным причинам невозможно разброшюровать, а также ветхие и нестандартные документы;
• присвоение электронным копиям документов уникального набора значений — индексов, благодаря которым документ однозначно идентифицируется;
• отслеживание процессов сканирования, индексирования и ввода документов в хранилище электронного архива (сквозной контроль за ходом обработки).

Доступ всех пользователей к Электронному архиву открытого доступа (ЭА ОД) осуществляется через интернет-подсистему.

Подсистема локального доступа обеспечивает возможность работы с ЭА ОД пользователям, не имеющим доступа в интернет, в оборудованном читальном зале. Для защиты рабочих станций каждое рабочее место оснащается программным средствами с целью недопущения несанкционированного вмешательства в конфигурацию АРМ.

Взаимодействие ЭА ОД с электронным архивом органа государственной власти осуществляется путем переноса информации на отдельных оптических носителях (CD/DVD-дисках). Это решение осуществлено в целях повышения информационной безопасности, физическая связь между системами отсутствует.

Массовое сканирование («залповый ввод») и наполнение архива. Созданию системы предшествовала глубокая экспертиза структуры документов архива. В архивном хранении находятся как документы прошлых десятилетий, так и современные документы. В результате была разработана уникальная технология перевода в электронный вид документов архива различного формата и качества. Документы в электронном архиве содержатся в виде графических образов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких, как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т.д. Электронный архив позволяет работать с графическими образами документов, электронными текстовыми документами, а также с электронными копиями звуковых записей, видео- и кинофильмов.

Для обеспечения совместимости процессов автоматизированной и неавтоматизированной деятельности при разработке технологии учтены такие важные факторы, как:

• преемственность в отношении к традиционно сложившейся системе в Архиве Президента РФ учета, обеспечения сохранности и использования документов;
• унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме.

Первоначально информационный ресурс создавался в результате проведения процедуры «залпового» ввода документов традиционного архива силами корпорации «Электронный Архив». Электронные документы из существующих автоматизированных систем были перенесены в электронный архив на CD/DVD дисках.

На первом этапе в электронный архив были включены наиболее востребованные документы, среди которых указы и распоряжения Президента РФ, — всего отсканировано, проиндексировано и помещено в архив 720 000 листов архивных документов. Общий же объем бумажного архива, который подлежит переводу в электронный вид, — около 15 млн. документов.

Таким образом, при создании информационного ресурса специалистами корпорации было выполнено следующее:

• разработана технология «залпового» сканирования и индексации образов документов;
• создана технология надежного сохранения и восстановления информации;
• создана система интеграции с существующей в Архиве Президента РФ системой «Архив».

Результат

В марте 2004 г. завершен первый этап реализации проекта «Электронный архив Президента РФ открытого доступа». Созданная система была принята комиссией МЭРТ с участием представителей Администрации Президента РФ.

В процессе реализации проекта были решены следующие задачи:

• создана программно-аппаратная среда электронного архива;
• создан электронный информационный ресурс Архива Президента РФ — обработаны и переведены в электронный вид наиболее востребованные документы архива (ретроспективная конверсия Архива Президента РФ).

Сегодня материалами электронного архива пользуются сотрудники Администрации Президента РФ и аппаратов полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах, в дальнейшем к ним присоединятся профильные структуры органов государственной власти — планируется доступ к архиву из систем документооборота учреждений, организаций, ведомств и граждан.

По мнению специалистов Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Президента РФ, в России создан и прошел апробацию один из самых ответственных информационных ресурсов обеспечения государственного управления.

Область применения разработки

Решения, успешно отработанные в рамках ФЦП «Электронная Россия», являются пилотными и рекомендуются к внедрению в органы государственного управления. Документацию проекта и сведения о технических аспектах его реализации можно получить в министерстве экономического развития и торговли РФ.

«Электронный архив открытого доступа» может быть использован как типовое решение для автоматизации архивной деятельности крупных государственных учреждений с большими объемами архивной информации и текущего документооборота.

Особенностью тиражируемого комплексного решения ЭА ОД является предоставление массового регламентированного доступа к открытым архивным документам как организациям (министерствам, ведомствам, учреждениям, федеральным органам власти и пр.), так и гражданам через информационные сети организаций и сети общего пользования (интернет).

Решение для государственных структур включает услуги по осуществлению массового сканирования и индексации документов, наполнению ими электронных архивов и созданию баз данных введенных электронных образов документов традиционного бумажного архива. Это дает существенную экономию затрат, что особо важно для бюджетной структуры: снимаются проблемы оплаты персонала и затрат на его обучение, закупки дорогостоящей техники сканирования, аренды рабочих помещений и т.д. Кроме того, снимается проблема последующего использования оборудования массового ввода.