Обзор подготовлен при поддержке

КРОК

Улучшаем чиновника: что может СЭД

Одной из ключевых функций госорганов как в России, так и за рубежом является предоставление услуг гражданам, бизнесу и услуг одних ведомств другим. При этом процесс предоставления услуги предполагается максимально интегрировать и перевести в электронную форму. Для этого необходимо внедрять в практику работы системы электронного документооборота (СЭД), так как большую ее часть (свыше 70%) пока составляет работа с различными документами. Кроме того, необходимо решать вопросы обмена документами и информацией между ведомствами. Автоматизация этих наиболее ресурсо- и трудоемких направлений деятельности органов государственной власти способна повысить эффективность работы в разы.

Активно идущий в последние годы в России процесс по совершенствованию административной структуры государства и работы органов госуправления поставил много вопросов, связанных с увеличением эффективности их работы. Анализ, проведенный экспертными группами1, показал, что в ведомствах основной является работа с разными видами документов.

Такая ситуация характерна не только для нашей страны. По данным федерального правительства Германии, 73% от общего числа услуг госорганов составляют проведение процедур обработки различных заявлений, предоставление общей и специализированной информации и оказание содействия и помощи. Все эти действия всегда связаны с заполнением большого числа документов, поэтому на первый план выходит проблема документооборота и взаимоотношений между различными властными структурами.

Перевод документооборота в электронную форму и автоматизация процессов обмена информацией и документами имеет множество преимуществ, и этот факт все больше осознается в госорганах.

Преимущества внедрения СЭД

Широко известно, что именно повышение эффективности и прозрачности работы органов государственной власти в настоящее время являются первостепенными задачами. Активное внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач и пр.

Данные компании Siemens Business Services указывают на то, что применение СЭД позволяет организациям увеличить производительность труда на 20–25% и уменьшить затраты на хранение документов на 80%. В то же время при «бумажном» документообороте около 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, а 6% документов безвозвратно теряются. Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:2

  • «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
  • В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.
Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:
  • увеличение эффективности обмена данными между одельными подразделениями и филиалами с возможностью коллективной работы над документами;
  • значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • улучшение контроля над исполнением документов;
  • повышение уровня безопасности данных на всех этапах обработки информации;
  • повышение сохранности документов;
  • повышение удобства их хранения.

При значительном документообороте, что характерно для большинства органов государственной власти, эффект от внедрения СЭД может даже превышать приведенные выше оценки, характерные и рассчитываемые для среднего предприятия.

Какими базовыми возможностями располагают современные СЭД? Большинство из них являются комплексными автоматизированными системами, позволяющими максимально соблюдать правила и приемы бумажного делопроизводства. При этом они нацелены на надежное совмещение традиционных и современных технологий с особым акцентом на электронные компоненты. Структуру СЭД достаточно наглядно можно представить следующим образом.

Базовая структура СЭД

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы3

В качестве примера можно привести комплексное решение по электронному документообороту компании Documentum, внедренное РБК СОФТ в ряде компаний. Эта платформа обладает развитой функциональностью и широким спектром возможностей, в то же время систему можно дополнять и расширять за счет подключения специализированных сервисов.

Среди таких сервисов наиболее часто используются централизованное хранение и обработка документации, возможность коллективной работы с данными, мощный поисковый механизм, обеспечение повышенных требований к безопасности информации. На основе платформы Documentum специалисты РБК СОФТ также разрабатывают электронные библиотеки для хранения е-документов и е-книг, с возможностью учета бумажной литературы по принципу обычной библиотеки.

Такое решение позволяет управлять полным жизненным циклом информации: от сканирования бумажных документов и подготовки новых в электроном виде, до создания архива и резервного копирования на различные носители. Кроме того, имеется возможность координации с требованиями регламентов хранения документов - многие из них должны быть доступны в течение определенного количества лет и лишь затем сняты с хранения и удалены из хранилища.

Управление полным жизненным циклом информации

Управление полным жизненным циклом информации

Источник: РБК СОФТ4

Основное достоинство современных систем электронного документооборота состоит в том, что они позволяют автоматизировать самые трудоемкие рабочие операции:

  • сканирование и распознавание бумажных документов. Процесс произвоится с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
  • организация эффективной процедуры принятия решения по документу (автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения с маршрутизацией пересылки) и действенного контроля его исполнения (сроки рассмотрения и так далее).

Достаточно важным является изменение характера труда сотрудников, которых СЭД избавляет от рутинной работы. Снижается доля ручного труда, основные часто повторяющиеся операции выполняются в автоматическом режиме, повышается производительность.

При этом высвобождаются квалифицированные кадры, которые могут сосредоточиться на профессионально важной деятельности (улучшается качество работы с проектами, взаимодействие с населением, другими ведомствами и т.д.). У руководителей появляются новые возможности анализа деятельности подразделений, средства подготовки сводных и аналитических отчетов.

Доступны также другие возможности:

  • создание проектов электронных документов («исполнение» резолюций или разработка инициативных проектов) и автоматическая регистрация электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
  • регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
  • прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
  • хорошо организованный полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
  • ведение полноценного электронного архива, позволяющего применять строгие правила работы с электронными документами: обязательное хранение всех версий документов с информацией об изменениях, авторах и датах внесения изменений; обязательства по срокам хранения документов.

Сканирование документов и составление их регистрационных карточек

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы3

В ходе работы над проектом возможно разграничить права доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа и предоставить каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) свой личный «кабинет», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции.

Организуется рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц), а также отправка по e-mail электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью криптографических (в том числе встроенных) средств.

За счет оптимизации документооборота, стандартизации первичного учета документов и последовательной автоматизации обработки информации улучшается делопроизводство в организации. Упрощается доступ сотрудников к информации и уменьшаются временные затраты на ее поиск в базах данных. Как следствие этого, значительно снижаются расходы на ведение дел, повышается эффективность использования выделяемых бюджетных средств.

Система исполнения и контроля решений

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы3

На всех уровнях государственной власти в России порядка 400 тысяч госслужащих занято обработкой документов граждан. Внедрение систем автоматизированной обработки данных позволяет сэкономить значительный объем государственных денег, выделяемых на эти цели.

Все перечисленные преимущества и то, что большинство современных СЭД построено с использованием принципов сервис-ориентированной архитектуры, делает их максимально пригодными для построения интегрированной системы электронного документооборота между ведомствами. Последнее позволяет структурам власти вписываться в рамки федеральной целевой программы «Электронная Россия» и объясняет значительный спрос со стороны государственных органов на системы электронного документооборота.

Александр Чачава, Илья Кошелев / CNews Analytics

Борис Бобровников: ИТ-проекты, один раз начавшись, не заканчиваются никогда

Борис БобровниковО тенденциях на рынке информатизации органов государственной власти, использовании ИТ в госструктурах и специфике работы с ними рассказал CNews Борис Бобровников, генеральный директор компании КРОК

CNews: Какие тенденции доминировали на рынке информатизации государственных структур в 2004 году?

Борис Бобровников: Тенденции, как всегда, были противоречивы. С одной стороны, государство нас заметило: министерство по информационным технологиям и связи, президент начали говорить о роли информационных технологий в обществе. Это знаковое событие, с моей точки зрения, является и самым достойным событием последних лет в нашей стране.

С другой стороны, административная реформа в некоторых случаях привела к тому, что ряд государственных заказчиков приостановил свои работы по тем или иным направлениям ИТ или, во всяком случае, потерял темп. У меня есть предположение, что в текущем году это досадное упущение будет навёрстываться.

Это и есть основные тенденции 2004 года.

CNews: России предлагается создавать федеральную архитектуру электронного правительства во многом по американской модели. Насколько оправдан такой подход? Возможно, нам следует идти по пути разработки своей модели федеральной архитектуры электронного правительства, как поступили многие европейские страны?

Борис Бобровников: Могу констатировать следующее. Во-первых, Мининформсвязи достаточно взвешенно подошло к формированию концептуальных документов, в создании которых принимал участие широкий круг специалистов, в том числе представители крупнейших ИТ-компаний. Соответственно, итоговые документы получились такие же взвешенные и правильные. Если по каким-то причинам они совпадают с американской моделью, — то это, наверное, неплохо для американцев. Хотя, с моей точки зрения, особой роли это предполагаемое сходство не играет. Поэтому говорить о совпадении можно весьма условно, но есть абсолютная убеждённость в том, что никто не преследовал целью копировать чей-то опыт.

Полный текст интервью


1 «Обзор предложений по направлениям работ над электронными административными регламентами на федеральном уровне в Российской Федерации», подготовлен экспертной группой «Автоматизация и внедрение электронных административных регламентов» при Министерстве информационных технологий и связи РФ.
2 Исходя из средней годовой зарплаты в $3 600 ($300 в месяц) и накладных расходов на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%, ниже дан расчет экономии: (10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7 200. Таким образом, если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника. Если в организации работает 1 000 сотрудников, и все они работают с документами, то экономия составит порядка $330 000 в год.
3 Презентация Натальи Александровой (ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы), представлена на научно-практической конференции «Электронная Москва-2005».
4 По материалам семинара «Решения по электронному документообороту», проведенного РБК СОФТ.

Cтраницы:  1   2   3   4  следующая

Вернуться на главную страницу обзора

Версия для печати

Опубликовано в 2005 г.

Toolbar | КПК-версия | Подписка на новости  | RSS