Обзор подготовлен при поддержке

Барьеры на пустом месте

Cтраницы: предыдущая   1   2   3   4

Одной из особенностей внедрения СЭД практически во всех органах государственной власти является то, что электронные системы дублируются бумажным документооборотом. Это существенно увеличивает затраты как на внутриведомственном, так и на межведомственном уровне, поскольку требуется не только доставка документов в бумажном виде, но и сверка содержания электронного документа с бумажным.

Одной из причин дублирования электронного документооборота бумажным, безусловно, является отсутствие работающего механизма снабжения электронного документа цифровой подписью (ЭЦП). Только повсеместное введение механизма ЭЦП позволит приравнивать электронные документы к бумажным, то есть они получат статус документов. Для этого необходимо создание удостоверяющих центров ЭЦП и внесение изменений в действующее законодательство.

Процесс тормозится, в основном, на федеральном уровне: пока отсутствуют корневые удостоверяющие центры, призванные обеспечивать эффективное межведомственное взаимодействие и работу с населением и бизнесом в электронном виде. При этом внутри многих учреждений в настоящее время уже созданы и работают удостоверяющие центры, призванные обеспечивать локальный, внутриведомственный документооборот. Среди них можно отметить МЭРТ, ФТС, Центробанк и другие.

Но постепенно ситуация в этой сфере начинает меняться. Так по словам Олега Бяхова, директора департамента стратегии построения информационного общества Мининформсвязи РФ: "До конца апреля 2005 года корневой удостоверяющий центр должен вступить в действие. Положение о лицензировании ЭЦП готово и внесено в правительство". И в ближайшее время должны появиться еще два официально зарегистрированных удостоверяющих центра.

Другой серьезной проблемой является наличие так называемых медиа-разрывов. Они возникают несмотря на широкое распространение систем электронного управления документами и других ИС, как внутри ведомств, так и на уровне межведомственного обмена.

Медиа-разрывы связаны с необходимостью преобразования бумажных документов в цифровую форму, электронных документов – в бумажные документы, повторного ввода одних и тех же данных. Эта проблема достаточно тесно связна с предыдущей и, как отмечалось ранее, достаточно успешно решается во всех современных СЭД с помощью технологий потокового сканирования, управления данными и пр.

Кроме того, как показывает практика, все более и более актуальным становится вопрос создания архива записей электронных документов. По мере движения в сторону все более и более широкого использования в органах государственной власти информационных технологий, хранение электронных документов представляет собой проблему, масштаб которой еще до конца не осознан в России.

Источник: РБК СОФТ¹

Тем не менее, по данным компании РБК СОФТ, создание электронных архивов и внедрение их в работу государственных учреждений и компаний - одна из самых распространенных задач для систем электронного документооборота. При этом разрабатываемые решения можно разделить по уровню сложности, комплексности обработки документации. Решения начального уровня позволяют проводить регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, вести БД договоров и прочих корпоративных документов.

Системы более высокого уровня, которые создаются РБК СОФТ на базе платформы Documentum, позволяют совмещать электронный архив с подсистемой автоматизации делопроизводства (прием и обработка заявок, контроль договоров, поручений, рабочих заданий и пр.), совместной работы над документами, управления проектами и всем жизненным циклом информации. Также компания уделяет особое внимание разработке и внедрению регламентов работы с документами, которые призваны упорядочить все стадии создания, изменения, хранения документов и доступа к ним.

По некоторым оценкам, объем информации, которую государственные ведомства хранят в электронной форме, увеличивается на 50% ежегодно. "Проблема (хранения данных) очень серьезная, кстати, не только для госструктур, с ней сегодня сталкиваются все крупные организации, оперирующие большими объемами данных. Именно поэтому сегодня этот сектор рынка растет большими темпами, и эта тенденция будет сохраняться, по моему мнению, - отмечает Сергей Головин, заместитель генерального директора NVision Group по маркетингу. – Основная сложность заключается в том, что не все из потенциальных заказчиков, к сожалению, до конца понимают, что эту задачу сегодня уже нельзя решать только путем экстенсивного наращивания емкости хранения данных, что только разработка стратегии консолидированной системы хранения данных и ее реализация может оптимальным путем решить задачу и обеспечить спокойное будущее".

Работа государственных ведомств традиционно основана на использовании документов, как основных единиц хранения информации и информационного обмена. При этом у госорганов существуют определенные правила по работе с документами и обязанности, связанные с их хранением. Эти требования устанавливаются законами и иными нормативными актами.

Часто требуется хранить не только последние версии документов, но и все предыдущие редакции с информацией об их авторах и датах внесения изменений. Обязательства по срокам хранения могут достигать нескольких десятков лет.

По мере постепенного перехода на электронные формы обеспечения работы государственных ведомств и реализации административных процедур, в том числе ЭАР’ов, возникнет задача применения аналогичных строгих правил в отношении электронных документов. Это направление получило название управление записями.

Гарантированные сроки хранения информации на большинстве магнитных носителей непродолжительны, в том числе по сравнению с требованиями государства по хранению существенной части информации и документов. Кроме того, смена технологий в области аппаратного и программного обеспечения может привести к тому, что со временем ряд архивных данных невозможно будет прочитать с технической точки зрения.

В связи с вышеизложенным, одна из проблем, которая требует серьезного рассмотрения, это проблема принятия государственных методик и рекомендаций в области управления электронными записями и архивами.

В России сейчас находятся в разных стадиях осуществления проекты по созданию электронных архивов органов госвласти, учитывающие большинство из перечисленных требований к хранению и обработке данных. Наиболее завершенным является электронный архив открытого доступа президента РФ.

Таким образом, для эффективного внедрения СЭД в практику работы органов власти необходимо решить вопросы дублирования бумажными архивами и бумажным документооборотом, а также проблему придания соответствующего статуса электронным документам.

Большое значение уделяется формализации процедур в электронной форме и распространению принятых стандартов электронного обмена информацией, в том числе – электронных административных регламентов. Над последней задачей работают как в Минэкономразвития РФ, так и в Мининформсвязи РФ. От успеха этих процессов зависит «качество перехода» органов государственной власти на СЭД.

Александр Чачава, Илья Кошелев / Cnews Analytics

Cтраницы: предыдущая   1   2   3   4